Schemapublicering i Google kalender (1208)

Vad är Schemapublicering i Google Calender?

Schemapublicering till Google Calender är en tjänst från Eventful som gör det möjligt att läsa ut schemapositioner från ett schemaläggningssystem och få det synkroniserat till Google Calendar. Det underlättar för lärare och elever att ha schemat tillgängligt direkt i sin kalender inklusive information om vilken sal lektionen kommer äga rum i.

Hur fungerar det?

Tjänsten gör det möjligt för en skola att synkronisera schemat från SchoolSoft eller Skola24  till elevers och lärares Google Calendar. Detta med en titel som anger vilken lektion det rör sig om och vilken sal lektionen ska äga rum i. Om du valt att synkronisera lektioner med en Meet-länk så får du även möjlighet att ha distansmöten med eleverna i klassen.

För varje lektion synkroniseras alltså följande:

Titel

Plats

Meet-länk

Elever och lärare

Tjänsten synkroniserar de schemapositioner som finns i SchoolSoft eller Skola24 till Google calendar. Detta gör det möjligt för elever och lärare att se lektionen på sin mobil samt på andra platser. Schemapublicering till Google calendar gör det även möjligt för en rektor eller en kollega att se när en lärare har undervisning och därmed är otillgänglig för andra möten.

Förutsättningar

Det personliga schemat kan visas i användarens Googlekalender med unika poster för varje lektion. För att kunna erbjuda Google Workspace-användare Schemapublicering måste Eventful kunna koppla ihop en person via e-postadress och personnummer. Googles Calender-API måste vara aktiverat och ett servicekonto måste skapas via Developer Console med tillgång till Calender-API:et. 

Tekniska förutsättningar

• Aktiv utläsning för Skola24 Schema eller SchoolSoft
• Servicekonto i Google Workspace med tillgång till kalender API:et
• Kalender API måste vara aktivera
• Ett ägarkonto per skola som äger kalenderhändelser (valfritt men rekommenderat)
• Skola24: Användarnas personnummer registrerade i lokalt AD eller elevregister där Eventful kan hämta en mappningslista över personnummer och e-postadress 
• När vi läser schemapositioner från SchoolSoft så krävs att SchoolSoft har aktiverat åtkomst till integrations-API åt Eventful. När vi läser schemapositioner från SchoolSoft behövs ingen mappningsfil.

Implementering av tjänsten

Följande ska utföras för att implementera integrationen: 

1. Behörig kontaktperson hos kund skickar ett mail till kundansvarig vid Skola24 och ber dem aktivera utläsning för Skola24 Schema. Detta syftar till att Eventful ska komma åt schemadata för respektive enhet och gör även att vi kan få ut schemat med regelbundna intervall.
   
   
2. Kunden anger en kontaktperson hos kund som assisterar Eventful vid behov under installationsprocessen.
   
   
3. Kunden anger vad som ska visas utifrån schemat på kalenderposterna. Detta konfigureras sedan av Eventful där följande kan visas: Ämne/Kurs, Grupp & Sal. 

4. Kunden bestämmer hur e-postadresser och personnummer ska mappas
   E-postadresser följer inte med vid en utläsning från Skola24:s lektionsexport. Det behövs för att kunna matcha en person i Skola24 med en brevlåda i Exchange. Eventful behöver då en mappningsfil för att genomföra denna matchning.

   • Varför behövs en mappningsfil?
     Vid utläsning från Skola24 levereras endast personnummer och Skola24s interna id för personen kopplat till lektionerna. Det behövs därför en koppling mellan personnummer och e-postadress vilket mappningsfilen bidrar med.
     
     
   • Vad är en mappningsfil?
     En mappningsfil är en fil som kopplar ihop ett värde med ett annat. Den används för att med ett värde kunna slå upp ett annat värde som behövs för att senare steg av integrationen skall fungera.
     
     
   • Vad innehåller mappningsfilen?
     Mappningsfilen som Schemapubliceringen behöver måste innehålla personnummer och e-postadress men kan innehålla andra värden också.
     
     
   • Hur får Eventful mappningsfilen?
     1. Hämta information från en existerande synk.
        • Kräver att det finns en synk som sparar temporära data på Eventfuls server.
        • Kräver att synken innehåller eller kan modifieras att innehålla personnummer och e-postadress.
          
          
     2. Kunden levererar en fil till Eventfuls blob storage.
        • Filen måste vara i CSV-format.
        • Filen måste innehålla personnummer och e-postadress.
          
          
     3. Eventful installerar en utläsning från Elevregister.
        • OBS: Detta innebär en ny uppsättning av DataSync mot kundens elevregister.
        • Eventful måste få access till en server där det finns tillgång att läsa från elevregistret.
        • Valt system måste innehålla personnummer och e-postadress.
          
          
     4. Eventful installerar en utläsning från Active Directory.
        • Eventful måste få access till en server där det finns tillgång att läsa från AD.
        • Valt system måste innehålla personnummer och e-postadress.

FAQ

1. Vad överförs från Skola24? 
Svar: Användarens e-postadress (om den finns) och personnummer samt schemapositionens start- och sluttid, ämne & sal.

2. Vad visas på schemats kalenderpost? 
Svar: Ämne/Kurs, Grupp & Sal. Kunden väljer själv hur ämne, kurs och grupp ska visas i kalenderposten. Nedan finns olika exempel på hur schemainformation kan visas i en kalenderpost.

 Ämne & Sal 

3. Vilken tid tar det från integrationen gjorts tills att det syns i Google-kalendern och hur ofta körs synkroniseringen? 
Svar: När tjänsten är aktiv så syns schemapositionerna direkt efter det att synken har körts. Synken går en gång per natt.

4. I vilka kalender-appar syns schemainformationen? 
Svar: Schemat synkas till Google-kalendern och visas som standard när du är inloggad på calendar.google.com samt i alla kalenderappar som det går att synka en Google-kalender till.

5. Vad händer när krockar uppstår mellan det som ligger i schemat och det som kanske redan ligger i Google-kalendern? 
Svar: Kalenderpositionerna lägger sig bredvid varandra precis som när man gör vilken kalenderbokning som helst. Blanda inte ihop detta med en resursbokning som meddelar om någon resurs krockar.

6. Blir schemat en egen kalender eller lägger den tills sig i användarens kalender? 
Svar: Varje schemaposition/lektion läggs till som en unik kalenderpost i användarens personliga Google-kalender.

7. Vad händer när schemat ändras i Skola24 och en ny synkronisering genomförs med Google-kalender – vad händer med de lektioner som ligger på de gamla positionerna i kalendern? 
Svar: Det blir en ny schemaposition i kalendern och inaktuella schemapositioner raderas.

8. Vilket sorts konto behöver Eventful för att kunna sätta upp schemasynken till Google-kalendern? 
Svar: Eventful behöver ha ett eller flera ägarkonto för kalenderhändelserna i er Google-domän. Detta konto är det som faktiskt kommer att ha kalenderhändelsen i sin kalender, övriga blir inbjudna till händelsen.

9. Lärare och elever skriver ibland in sin lektionsplanering i kalendern. Kan användaren lägga till egen information i de importerade kalenderposterna? 
Svar: Nej, information på kalenderposten kommer att raderas vid den nattliga synken.

10. Gäller priserna både lärare och elever och ingår automatisk integration (eller krävs att en administratör publicerar)? 
Svar: Det finns en prislista för lärare och en för elever samt en kombinerad för båda rollerna. Den automatiska integrationen ingår i priset samt framtida uppdateringar. Det krävs inte att en administratör publicerar schemat, det publiceras per automatik via aktiv synk.

11. Kan tjänsten publicera schemat i en kalender för vårdnadshavare? 
Svar: Eventful kan tillhandahålla en publik länk av elevens kalender för vårdnadshavaren, antingen i ics-format eller som html. Länken kan delas med vårdnadshavare via API eller webbapplikation.

12. Kan Eventful publicera schemat i Google-kalendern utifrån andra schemakällor än Skola24 Schema? 
Svar: Eventful kan enbart publicera schemat som finns i Skola24 Schema, inga andra schemakällor, ex WebbUntis.

13. Vilka är systemkraven om det behövs en mappningslista över personnummer och e-postadresser?
Svar: Schemat hämtas från Skola24:s webbtjänst, Eventful behöver en mappningslista mellan personnummer och e-postadress för att kunna publicera detta till Google-kalendern. ”Programvaran” kan vara ett Powershellscript som läser ut detta från AD, eller att kunden genererar en sådan CSV-fil från MIM/IDM. Eventful brukar sedan flytta filen till Azure Blob Storage och därefter göra mappningen med Skola24.

Därmed behövs det inte en egen server för detta program. Det vanligaste är att man lägger ett script på samma server som AD Connect eller en generell integrationsserver.

14. Hur hanterar Eventful personuppgifter i tjänsten?
Svar: Eventful använder enbart personuppgifter i syfte för den specifika tjänsten Schemapublicering enligt bilden nedan. Vi skriver alltid ett personuppgiftsbiträdesavtal med kunden. Ibland behöver Eventful använda personnummer som nyckel för användare. Det är nämligen den enda identifieraren som kan användas i Skola24 Schema. För att omsätta personnummer till e-postadresser behöver Eventful ha tillgång till en mappningslista från AD:et och på så vis byta ut personnummer mot användarens e-postadress innan informationen skicka till G Suite. Eventful behåller inte personnummer för något ändamål och skickar det inte till G Suite. Nedan visas en skiss över flödet med personnummer och e-postadress:

15. Kan Eventful publicera Skola24 Schema i en annan kalender än Google-kalendern?
Svar: Ja, Eventful kan publicera schema ifrån Skola24 i Outlook och It´s Learnings kalender. Följande gäller för Schemapublicering i It`s Learning:

• Eventful behöver tillgång till Skola24 Schema och namn på enheterna hos Nova Software (Användarnas e-postadress behöver inte finnas i schemafilen) 
• Eventful behöver åtkomst (api-nycklar) för It´s Learning 
• Prefix för grupperna i It´s Learning 
• Om Eventful ska testa i en testmiljö behövs api-nycklar och adminkonto 

Kontrollerad 2023-11-20