School Data Sync - Mappa teams

Ett team som skapas med Microsoft School Data Sync (SDS) baseras på en aktivitet från Elevregistret som SDS läser ut från OneRoster.

Eventfuls synk till SDS ser ut såhär i de flesta fall.

Utläsning av användare, grupper, aktiviteter från elevregistret till FlowSync som utför kontroller och gör datan tillgänglig via OneRoster. Microsoft läser data från OneRoster och agerar på den data den får.

När en aktivitet som ett team baseras på försvinner (upphör/raderas) från Elevregistret kommer teamet i Microsoft att arkiveras och sluta synkas. I de flesta fall upphör alla aktiviteter/grupper i elevregistret varje läsår under sommaren (när läsårsperidon tar slut).

Ibland vill man att ett team som används under en läsårsperiod skall leva vidare under nästa läsårsperiod. För att detta ska vara möjligt måste man koppla om Avsnittet i Oneroster så att det pekar på en ny aktivitet från elevregistret. Detta kan endast göras manuellt.

Eventful behöver därför en tydlig beställning på vad som skall mappas och vilken ny aktivitet som nu skall ta över ägarskapet i synken för detta team. Det innebär att det inte är möjligt att utföra mappningen förrän den nya gruppen är på plats på nästa läsår och denna läses ut av Eventfuls synk.

I ovan exempel kommer det nuvarande Teamet "Team 8a" som synkas i SDS att mappas om mot en ny aktivitet som kommer från elevregistret som heter "Team 9a" och har IDt 456.

Synken kommer att synka alla medlemmar och ägare på de aktiviteter som är aktiva från elevregistret 

Mappning av teams är en extra-tjänst som debiteras per mappningstillfälle. 

Eventful utför mappningen baserat på inlämnat material. Det är därför av stor vikt att det som lämnas in är kontrollerat. Om ett fel i mappningsinformationen upptäcks efter mappning måste ett nytt mappningstillfälle skapas och ny debitering.
Avgiften för mappning är klassad som en stor uppgift (oavsett antal team som ska mappas), kontakta eran kundutvecklare för pris.

FAQ

Finns det en mall som Eventful rekommenderar som underlag för beställning?

Ja be din kundutvecklare om mallen om ni önskar göra en beställning av mappade teams. Att fylla i mallen är en förutsättning för att kunna utföra mappningen.

Vad behöver finnas för att en mappning ska kunna ske?

Minst en av de aktiviteter som ska kopplas ihop måste vara aktiv annars kommer teamet arkiveras 

Måste dubblett team skapas i teams?

Nej, det är möjligt att pausa synken så SDS inte skapar några nya team baserat på data som finns i OneRoster tills dess att mappnigen är klar.

Beskriv ett vanligt scenario där mappning sker

Mappning sker ofta i samband med läsårsskifte. Att ett team som finns för det innevarande läsåret vill fortsätta användas på det nästkommande läsåret. Då måste man mappa det aktuella teamet så det pekas om mot en ny aktivitet från elevregistret på det nästkommande läsåret.

Ett annat exempel kan vara att byte av elevregister sker under innevarande läsår. Då måste man mappa alla team för att förhindra att nya team skapas utifrån det nya elevregistret.

Hur kan jag hitta alla Team som skapats av SDS för en specifik skola?

Gå in i Azure/Entra och leta upp den aktuella skolan under administrativa enheter. Här listas alla SDS team för den skolan, både arkiverade och aktiva.
Arkiverade team har prefix EXP i sitt namn.

Du kan även söka efter team i FlowSync i OneRoster gränssnittet. Varje avsnitt motsvarar ett team. Om avsnittet är aktivt ska teamet vara aktivt, annars är det arkiverat. I FlowSync hittar du även Entra/Azure objektIdt för teamet samt SIS-Id.

Vad betyder de olika IDn?

SIS-ID i FlowSync OneRoster är lika med objektets interna ID för SDS. Identifierar avsnittet eller användaren.

ObjektId i FlowSync OneRoster är lika med IDt på gruppen i M365 (Azure/Entra IDt eller TeamIdt)

I en mappningslista vid beställning av mappning är det viktigt att uppge aktivitetens SIS-ID som teamet nu ska baseras på. Alltså vilken aktivitet i OneRoster ska bli "master" för teamet.