Bevarande av data

Informationen som ligger i Microsoft 365 ligger inte där för alltid som standard. Dock gäller olika regler för olika typer av information och det är viktigt att förstå hur bevarandeprinciper kan påverka detta.

E-post (Outlook/Exchange Online)

När ett e-postmeddelande tas bort hamnar det först i mappen Borttaget. Det ligger kvar där tills användaren tömmer mappen manuellt eller en policy rensar den.

Om ett meddelande raderas från mappen "Borttaget" (eller raderas permanent direkt, t.ex. med Skift+Delete), flyttas det till en dold mapp som kallas "Återställningsbara objekt". Som standard ligger meddelandet där i 14 dagar och kan återställas av användaren. En administratör kan välja att förlänga denna period upp till 30 dagar för hela organisationen eller specifika brevlådor.

Bevarandeprinciper (Retention Policies): Som administratör kan man sätta kraftfulla regler, så kallade bevarandeprinciper, via Microsoft Purview (tidigare Compliance Center). Dessa principer kan säkerställa att e-post och brevlådor bevaras under mycket längre tid, eller till och med obestämt, oavsett om användaren raderar dem eller inte. Detta används ofta för efterlevnad och juridiska skäl.

OneDrive

När ett dokument tas bort från en användares OneDrive hamnar det först i en papperskorg. Där ligger det kvar i 93 dagar som standard, och användaren kan enkelt återställa det.

Om filen raderas från den första papperskorgen, eller om 93 dagar passerar, flyttas den till en andra nivå av papperskorgen (Second-Stage Recycle Bin). Filen ligger kvar där under den återstående delen av den totala 93-dagarsperioden, inte ytterligare 30 dagar. Efter totalt 93 dagar raderas filen permanent från båda papperskorgarna.

En fil, från det ögonblick du raderar den från din OneDrive, har en total livslängd i papperskorgarna på maximalt 93 dagar. Den delas upp i två steg, men den totala tiden förblir densamma. Efter 93 dagar är filen permanent borttagen om inte en administratör har satt upp speciella bevarandeprinciper som sparar den längre.

• Bevarandeprinciper: Precis som för e-post kan bevarandeprinciper, inställda av en administratör, åsidosätta dessa standardtider och behålla filer under avsevärt längre perioder, även om de raderats från användarens OneDrive.

Konton (Användarkonton och tillhörande data)

När ett användarkonto tas bort i Microsoft 365, är det i ett mjukraderat tillstånd i 30 dagar. Under denna period ligger kontot kvar under "Borttagna användare" i administrationscentret, och en administratör kan enkelt återställa det. Om kontot återställs inom dessa 30 dagar, återställs även all data som är kopplad till det (e-post, OneDrive, SharePoint-filer etc.).

Efter att 30 dagar har passerat raderas kontot permanent från Microsoft 365 och kan normalt inte längre återställas. Detta leder till att även den data som är direkt kopplad till kontot raderas, med följande viktiga undantag och nyanser:

• E-post: Om användarens brevlåda omfattades av en bevarandeprincip eller en juridisk spärr (litigation hold) vid tidpunkten för raderingen, kan e-postdata bevaras i en inaktiv brevlåda på obestämd tid eller enligt principens regler, även efter att användarkontot har raderats.
• OneDrive: Data i en användares OneDrive som inte täcks av en bevarandeprincip kommer att raderas permanent efter att den totala 93-dagarsperioden för papperskorgarna passerat från det att användaren raderades (eller deras licens togs bort).

Bevara data längre än standard eller ignorera uppsatta borttagningspolicyer

För att möta specifika krav på efterlevnad, juridiska ärenden eller interna policyer, använder organisationer avancerade funktioner som Bevarandeprinciper (Retention Policies) och eDiscovery Holds (juridiska spärrar) i Microsoft Purview. Dessa verktyg ger detaljerad kontroll över hur länge data ska sparas och förhindrar att data raderas även om användare försöker ta bort den. De kan gälla för e-post, SharePoint, OneDrive, Teams-meddelanden och mer.

Läs vidare i denna artikel om Hold.

https://eventfulab.freshdesk.com/a/solutions/articles/77000538522

Kontrollerad 2024-05-31