Övergripande

Eventful SkolSynk, (ESS), kan förutom att skapa och uppdatera grupper och Classoom även skapa användare i Google. 

Utifrån källdata skapas konton i Google med visningsnamn, e-postadress och rätt organisationsenhet. Fördelen med att synka användare från elevregistret istället för att skapa dem manuellt i Google är att organisationen sparar tid och användare inaktiveras automatiskt när de inaktiveras i elevregistret. 

Med ESS kan ni även välja om och när användare ska raderas från Google, för att slippa hålla reda på gamla inaktiva användare.


Källsystem
Mer info om detta finns i artikeln Eventful SkolSynk för Microsoft & Google - FAQ


Generella krav
För att kunna köra ESS krävs följande av den miljö från vilken programvaran ska köras:

  • All information som ska synkas måste finnas tillgänglig i källsystemet
  • Konto i kunden Google-miljö med rollen Avancerad administratör


Avgränsning
ESS kan inte generera användarnamn, användarnamnet till e-postadress måste kunna läsas från källsystemet. Det är därför viktigt att det inte finns flera användare i elevregistret med samma användarnamn. ESS kommer inte skapa upp nya OU:n i Google om det behövs, det blir ett felmeddelande om att det inte går att placera användaren i OU:t.


FAQ

  • Vad får användaren för lösenord i Google?
    • Ett lösenord på minst 8 tecken genereras automatiskt.


  • Kan jag själv välja ett standardlösenord för nya konton som skapas?
    • Ja, det går att välja ett standardlösenord för alla nya konton. Det gäller då alla nyskapade Google-konton.

  • Vilka tecken ingår i ett slumpat lösenord?
    • Ni kan välja om ni vill ha lösenordet helt slumpat med specialtecken, eller om ni vill ställa in att lösenordet enbart innehåller gemener, versaler och siffror.

  • Måste användaren byta lösenord vid nästa inloggning?
    • Det kan ni välja, det är en inställning i konfigurationen som styr detta.


  • I vilket OU placeras skapade användare?
    • Det är en konfigurationsinställning, det går att styra över detta beroende på vilken data som finns i elevregistret. OU:t måste finnas i Google för att användaren ska placeras där.


  • Hur hanterar ESS att två användare i elevregistret (en aktiv och en inaktiv) har samma användarnamn?
    • Om Google-kontot för den (i elevregistret) inaktiverade användaren är raderat skapas ett konto för den nya användaren.
    • Om Google-kontot för den (i elevregistret) inaktiverade användaren är inaktiverat i Google kommer detta nu att återaktiveras. ESS kan inte skapa nya användarnamn utan i detta fallet kommer det gamla, inaktiverade kontot i Google att återaktiveras för den nya användaren, de får alltså samma konto och den nya användaren får tillgång till den tidigare användarens data.. Detta kan antingen lösas manuellt eller genom att Eventful får åtkomst till att läsa ut inaktiva konton från elevregistret.


  • När inaktiverar synken användarkonton?
    • När kontot inaktiveras i elevregistret kommer efterföljande synk att inaktivera det i Google.


  • Kan synken radera konton?
    • Ja, om ni vill ha det så. Det är en inställning i konfigurationen.


  • Efter hur lång tid raderar synken konton?
    • Det väljer ni själva, det är en inställning i konfigurationen.