Schemapublicering i Google - FAQ

1. Vad överförs från Skola24?
 Svar: Användarens e-postadress (om den finns) och personnummer samt schemapositionens start- och sluttid, ämne & sal. 

2. Vad visas på schemats kalenderpost?
 Svar: Ämne/Kurs, Grupp & Sal. Kunden väljer själv hur ämne, kurs och grupp ska visas i kalenderposten. Nedan finns olika exempel på hur schemainformation kan visas i en kalenderpost.

 Ämne & Sal 

3. Vilken tid tar det från integrationen gjorts tills att det syns i Google-kalendern och hur ofta körs synkroniseringen?
 Svar: När tjänsten är aktiv så syns schemapositionerna direkt efter det att synken har körts. Synken går en gång per natt. 

4. I vilka kalender-appar syns schemainformationen?
 Svar: Schemat synkas till Google-kalendern och visas som standard när du är inloggad på calendar.google.com samt i alla kalenderappar som det går att synka en Google-kalender till.  

5. Vad händer när krockar uppstår mellan det som ligger i schemat och det som kanske redan ligger i Google-kalendern?
 Svar: Kalenderpositionerna lägger sig bredvid varandra precis som när man gör vilken kalenderbokning som helst. Blanda inte ihop detta med en resursbokning som meddelar om någon resurs krockar. 

6. Blir schemat en egen kalender eller lägger den tills sig i användarens kalender?
 Svar: Varje schemaposition/lektion läggs till som en unik kalenderpost i användarens personliga Google-kalender. 

7. Vad händer när schemat ändras i Skola24 och en ny synkronisering genomförs med Google-kalender – vad händer med de lektioner som ligger på de gamla positionerna i kalendern?
 Svar: Det blir en ny schemaposition i kalendern och inaktuella schemapositioner raderas. 

8. Vilket sorts konto behöver Eventful för att kunna sätta upp schemasynken till Google-kalendern?
 Svar: Eventful behöver ha ett eller flera ägarkonto för kalenderhändelserna i er Google-domän. Detta konto är det som faktiskt kommer att ha kalenderhändelsen i sin kalender, övriga blir inbjudna till händelsen.

9. Lärare och elever skriver ibland in sin lektionsplanering i kalendern. Kan användaren lägga till egen information i de importerade kalenderposterna?
 Svar: Nej, information på kalenderposten kommer att raderas vid den nattliga synken. 

10. Gäller priserna både lärare och elever och ingår automatisk integration (eller krävs att en administratör publicerar)?
 Svar: Det finns en prislista för lärare och en för elever samt en kombinerad för båda rollerna. Den automatiska integrationen ingår i priset samt framtida uppdateringar. Det krävs inte att en administratör publicerar schemat, det publiceras per automatik via aktiv synk. 

11. Kan tjänsten publicera schemat i en kalender för vårdnadshavare?
 Svar: Eventful kan tillhandahålla en publik länk av elevens kalender för vårdnadshavaren, antingen i ics-format eller som html. Länken kan delas med vårdnadshavare via API eller webbapplikation. 

12. Kan Eventful publicera schemat i Google-kalendern utifrån andra schemakällor än Skola24 Schema?
 Svar: Eventful kan enbart publicera schemat som finns i Skola24 Schema, inga andra schemakällor, ex WebbUntis. 

13. Vilka är systemkraven om det behövs en mappningslista över personnummer och e-postadresser?
 Svar: Schemat hämtas från Skola24:s webbtjänst, Eventful behöver en mappningslista mellan personnummer och e-postadress för att kunna publicera detta till Google-kalendern. ”Programvaran” kan vara ett Powershellscript som läser ut detta från AD, eller att kunden genererar en sådan CSV-fil från MIM/IDM. Eventful brukar sedan flytta filen till Azure Blob Storage och därefter göra mappningen med Skola24.

Därmed behövs det inte en egen server för detta program. Det vanligaste är att man lägger ett script på samma server som AD Connect eller en generell integrationsserver.

14. Hur hanterar Eventful personuppgifter i tjänsten?
 Svar: Eventful använder enbart personuppgifter i syfte för den specifika tjänsten Schemapublicering enligt bilden nedan. Vi skriver alltid ett personuppgiftsbiträdesavtal med kunden. Ibland behöver Eventful använda personnummer som nyckel för användare. Det är nämligen den enda identifieraren som kan användas i Skola24 Schema. För att omsätta personnummer till e-postadresser behöver Eventful ha tillgång till en mappningslista från AD:et och på så vis byta ut personnummer mot användarens e-postadress innan informationen skicka till G Suite. Eventful behåller inte personnummer för något ändamål och skickar det inte till G Suite.

15. Kan Eventful publicera Skola24 Schema i en annan kalender än Google-kalendern?
 Svar: Ja, Eventful kan publicera schema ifrån Skola24 i Outlook och It´s Learnings kalender. 

Följande gäller för Schemapublicering i It`s Learning: 

• Eventful behöver tillgång till Skola24 Schema och namn på enheterna hos Nova Software (Användarnas e-postadress behöver inte finnas i schemafilen) 
• Eventful behöver åtkomst (api-nycklar) för It´s Learning 
• Prefix för grupperna i It´s Learning 
• Om Eventful ska testa i en testmiljö behövs api-nycklar och adminkonto

Kontrollerat 2023-06-28