Övergripande

Eventful SkolSynk/FlowSync, (ESS), kopplar samman det elevadministrativa systemet med olika tjänster såsom Microsofts School Data Sync och Google Classroom. Synken syftar till att öka datakvaliteten samt minska manuell hantering av data, den skapar bland annat upp Teams/Classroom och populerar dem i Teams for Education/G Suite.


ESS består av flera olika moduler som kopplas samman till en uppsättning för respektive kund. Syftet är oftast att synkronisera undervisningsgrupper till Microsoft eller Googles molntjänster, men stöd finns även för en mängd andra tjänster för skola.


ESS kan synkronisera användare, grupper och skolor samt användarens roll till både grupper och skolor.


Systemkrav

Generella krav

Beroende på Elevregister kan ESS köras antingen från Eventful, eller så kan det krävas att tjänsten körs hos kund.

För att kunna köra ESS krävs följande av den miljö från vilken programvaran ska köras.

  • Windows Server 2012, Windows Server 2016 eller Windows Server 2019
  • .NET Framework 3.5
  • Åtkomst till Windows inbyggda schemaläggare för schemaläggning av synkroniseringen
  • För att Eventful ska kunna lämna support på tjänsten krävs ett globalt administratörskonto för Microsoft respektive ett advancerat adminstratörskonto för Google


Krav i kundmiljö

Nedanstående krav måste uppfyllas för att Eventful ska kunna lämna support på programvaran och tjänsten ESS då den körs i en kunds miljö.

  • Permanent fjärråtkomst till miljön
  • Konto som är administratör på servern programvaran installeras på
  • Servicekonto för schemaläggning av synkronisering (konto med logon as batch job behörighet)
  • Möjlighet till säker uppladdning (https/port 443 måste vara öppet utåt från server)

Klicka på länken nedan som anger ert elevadministrativa system/bassytem.

icon-pdf-small.gif Manual för Extens

icon-pdf-small.gif Manual för Procapita


Supportalternativ

Eventful ger teknisk support på tjänsten baserat på ett av kunden nedanstående valt supportalternativ vilket bygger på olika säkerhetsnivåer för åtkomst.


Brons

  • Eventful har ett servicekonto i miljön. Servicekontot används endast för Eventfuls appar och används inte för manuell inloggning. Kontot får inte ha MFA.
  • Eventful har ett supportkonto i miljön. Supportkontot används för verifiering av funktioner och arbete med supportärenden. Kontot får inte ha MFA. 
  • Komponenter installeras endast i undantagsfall i kundmiljö. Finns det komponenter installerade i kundmiljö måste Eventful ha konstant åtkomst till dem. Annars gäller inte SLA på dessa funktioner. Arbete med att aktivera åtkomst debiteras.

Silver (Tillkommande avgift, se optioner)

  • Eventful har ett servicekonto i miljön. Servicekontot används endast för Eventfuls appar och används inte för manuell inloggning. Kontot får inte ha MFA.
  • Eventful har ett supportkonto i miljön, eller personliga supportkonton. Supportkonton används för verifiering av funktioner och arbete med supportärenden. Supportkonton får ha MFA. Man kan använda PIM för att supportkonton själva ska kunna aktivera sin behörighet. 
  • Finns det komponenter installerade i kundmiljö måste Eventful ha åtkomst till dem, antingen konstant åtkomst eller med möjlighet att aktivera. SLA gäller från det åtkomst aktiverats. Arbete med att aktivera åtkomst debiteras.


Guld (Tillkommande avgift, se optioner) 

  • Eventful har ett servicekonto i miljön. Servicekontot används endast för Eventfuls appar och används inte för manuell inloggning. Kontot får inte ha MFA.
  • Eventful har ett supportkonto i miljön, eller personliga supportkonton. Supportkonton används för verifiering av funktioner och arbete med supportärenden. Supportkonton får ha MFA. Man kan använda PIM och ett godkännandeflöde för att aktivera behörighet. SLA gäller från det behörighet godkänts av kund.
  • Finns det komponenter installerade i kundmiljö måste Eventful ha åtkomst till dem, antingen konstant åtkomst eller med möjlighet att aktivera. SLA gäller från det åtkomst aktiverats. Arbete med att aktivera åtkomst debiteras inte.
  • Eventfuls komponenter kan installeras i kundmiljö istället för Eventfuls delade miljö.


Omfattning

Elevregister

Elevregistret kan påverka vilken information vi kan få ut och behandla i ESS. Se respektive systemsida för mer information om varje enskilt system. Vi rekommenderar att man använder API från elevregistret.

  • Tieto (Edlevo, Procapita, Lifecare, Tieto Education)
  • IST (Extens, IST Administation)
  • SchoolSoft
  • Unikum
  • Adela
  • Alvis
  • Skolplatsen

Mottagande system

Microsoft

För Microsoft 365 används primärt Microsoft School Data Sync för skapande av Teams för klasser och kurser, samt för att synkronisera medlemskap i klasser, kurser och skolor. Utöver de funktioner som Microsoft tillhandahåller i School Data Sync kan vi i Eventful SkolSynk även hantera Skol- och PersonalTeams samt skapande av säkerhetsgrupper till exempel för Endpoint Manager, Teamsprinciper eller Airwatch.

Google

För Google används ESS för att skapa Classrooms och/eller grupper utifrån information från Elevregistret. Vi kan skapa Classrooms för klasser och kurser/aktiviteter.

Övriga mottagande system

Övriga system som ESS kan tillhandahålla information till görs enligt mottagande systems specifikation.


Avgränsningar

Följande ingår inte i det åtagande Eventful gör inom ramen för tjänsten.

  • Uppdatering, drift eller backup för server som kunden tillhandahåller för körning av tjänsten.
  • Förändringar av funktionalitet som beror på Mottagande systems design. Exempelvis innebär Microsoft School Data Sync att lärare kan lägga till och ta bort medlemmar i team, samt byta namn på team. 
  • Rättningar som beror på fel i tredjepartsystem.
  • Andra system som relaterar till identitetssynkronisering, så som AD Connect eller GCDS.



FAQ

Vad räknar Eventful som olika källor?  

Vid bestämmande av källor räknar Eventful från hur många olika platser/system vi behöver hämta information.

För att kunna erbjuda vår kunder ett kostnadseffektivt alternativ har vi valt att i vår brons-paketering låsa integrationen till en enda källa. Detta innebär att all information som kommer krävas av ESS måste finnas i denna källa och kunden kan alltså få en billigare integration mot att de själva tillgodoser att all information finns på en plats.

Ett exempel på ett scenario som skulle räknas som att ha två källor är en uppsättning av ESS som dels läser från elevregistret Extens men där e-postadressen för molntjänsten saknas i elevregistret. Vilket innebär att ESS läser e-postadresser från den lokala AD-katalogen. I detta scenario har vi två källor: Extens och den lokala AD-katalogen.


Vilken information kan ESS läsa ut från elevregistret?

För mer detaljerad information relaterad till ert specifika elevregister ber vi er kontrollera dess specifika undersida. Dock kan ESS generellt sätt läsa ut följande information från alla elevregister.

  • Elever
  • Personal
  • Undervisande lärare
  • Undervisningsgrupper
  • Klasser
  • Skolor

Vilka elevregister kan ESS läsa ut ifrån?

  • Edlevo (Procapita, Lifecare, Tieto Education)
  • IST (Extens, IST Administation)
  • SchoolSoft
  • Adela
  • Alvis
  • Skolplatsen
  • Mer information finns här

Vilka system kan ESS förse med information?

  • Microsoft School Data Sync
  • Microsoft Teams
  • Google G Suite
  • Eventful OneRoster
  • SchoolSoft
  • Apple School Manager
  • Inläsningstjänst
  • Dugga
  • Lexplore
  • Haldor
  • Skolon
  • Mer information finns här

Kan vi använda AD Connect istället för ESS?

  • AD Connect kan endast synkronisera användare, grupper och kontakter från den lokala katalogen. Den kan inte skapa Microsoft Teams baserat på information från den lokala katalogen, framförallt kan den inte skapa Microsoft Teams för utbildning. Den enda lösning som Microsoft stödjer för skapande av Microsoft Teams för utbildning är via Microsoft School Data Sync.

Kan vi använda Microsoft School Data Sync istället för ESS?

  • Det går såklart utmärkt att skapa upp CSV-filer och ladda upp Microsoft School Data Sync. Det som är svårare att hantera är terminsskiften och läsårsskiften med arkivering av Microsoft Teams för utbildning. Något som idag tyvärr inte är inbyggt i Microsoft School Data Sync. Dessutom erbjuder vi hjälp vad drivande av supportärenden gentemot Microsoft. Därför tror vi att det är mer kostnadseffektivt att använda sig av ESS.

Kan vi använda GCDS istället för ESS?

  • GCDS kan endast synkronisera användare, grupper och Organizational Units. GCDS kan inte skapa Classrooms. Detta är något som är unikt och som vi kan erbjuda inom vår tjänst ESS.

Kan ESS synkronisera personnummer?

  • Ja, ESS kan köras utan att personnummer överförs. Ofta krävs endast personnummer för att hitta samma person i andra system. Det vanligaste är för att hitta vilken e-postadress personen har i molntjänsten. Om exempelvis e-postaddressen finns i elevregistret så skulle i de flesta fall personnummer utelämnas.
     

Hur ofta sker körningar med ESS?

  • Normalt sett sker körning av ESS en gång per dygn. Detta går självklart att ändra så att synken kör oftare, det kan dock finnas andra system som har krav som orsakar att vi inte kan köra oftare än en gång per dygn.

Hur hanterar ESS personer med skyddad identitet?

  • ESS läser inte ut användare med skyddad identitet. Dessa personer måste hanteras utanför ESS.

Hur hanterar ESS personer med tillfälliga personnummer?

  • Vår rekommendation är att försöka nå ett läge där ESS inte behöver hantera personnummer överhuvudtaget. Dock finns det fall när man måste hantera personnummer, och även tillfälliga personnummer. Det är dock viktigt att komma ihåg att personnummer, framförallt tillfälliga, kanske inte är unika och definitivt inte beständiga.

Hur hanterar ESS användare som inte har e-postadressen för aktuell molntjänst sparad i elevregistret?

  • När detta sker kan ni som kund tyvärr inte använda er av Eventfuls brons-paketering då detta föranleder att ni kommer behöva utläsning från minst två olika källor och att ni därmed hamnar i vår silver-paketering som tillåter detta. Detta är en begränsning som vi valt för att kunna erbjuda ett väldigt kostnadseffektivt val men mot att ni som kund måste säkerställa att informationen i elevregistret är korrekt.

  • I dessa scenarion måste en kompletterande synkronisering läggas till i ESS som läser ut mappningsinformation mellan användaren i molntjänsten och personen i elevregistret. Oftast sker denna typ av mappning genom att läsa personnummer från både Active Directory och elevregistret och därigenom få en säkerställd e-postadress på användaren.