Installation av Skolsynk för Microsoft

Ändrad den Fri, 02 Jun 2023 vid 09:11 AM

Om Skolsynk

Skolsynk för Microsoft är ett samarbete mellan flera svenska läromedelsleverantörer och innefattar en tjänst som synkar skolor, elever, lärare och grupper från Microsoft 365 till de läromedelsleverantörer man väljer. Synken kan aktiveras och underhållas av en administratör hos kunden och kräver förutom Microsoft 365 ett abonnemang hos mottagande läromedelsleverantör.

Provisionering och SSO från Microsoft till läromedelsplattformar

Skolsynk för Microsoft synkar skolor, elever, lärare och grupper från Microsoft 365 till läromedelsleverantörer. Skolsynken använder kundens befintliga Microsoft-miljö för att synka användare och grupper till tjänsten.

Datalagring

Skolsynk för Microsoft läser in uppdateringar från Microsoft School Data Sync (SDS) varje timme och synkar förändringar med hjälp av SS12000 till de läromedelsleverantörer man valt. Uppgifterna från SDS lagras i appen, tillsammans med en koppling till vilken läromedelsleverantör informationen skickas, när och status på detta. Denna rapport kan man som administratör i kundmiljön hämta ut. Appen ligger i Microsofts moln Azure inom EU, med stor sannolikhet i samma datahall som kunden SDS. Informationen lagras och skickas så länge den är aktiv i SDS. När den plockas bort i SDS markeras den för borttag i appen och detta meddelas också läromedelleverantören. Informationen om borttag ligger kvar i sex månader (för logg eller eventuell felsökning) innan den försvinner i Skolsynk för Microsoft.

Den kunddata som lagras är:

Id på skola
Skolnamn
Skolas SCB-kod
Id på användare (ej personnummer)
Namn på användare
E-postadress på användare
Skoltillhörighet på användare
Id på grupp/klass
Namn på grupp/klass
Medlemmar i grupper/klasser

Om tjänsten avvecklas för en leverantör tas all koppling för den leverantören bort omgående. Om tjänsten avvecklas helt plockas all data bort omedelbart.

Avgränsningar

Skolsynk.se kan inte synka förskolor i och med att förskolor inte har en skolenhetskod som kan konfigureras i skolsynk.se

Eventful kan hjälpa till att sätta upp en separat synk för förskolor.

Installation

Inloggning

Det krävs att du är loggar in via webben i Skolsynk för Microsoft med en globalt administratörskonto för din organisation och accepterar dess behörigheter.

Skriv in följande webbadress för inloggning: https://microsoft.skolsynk.se/, då visas nedanstående vy:

När du loggar in med ett globalt administratörskonto behöver du godkänna följande behörigheter:

På startsidan för Skolsynk visas vilka tjänster som är aktiva, deras kopplade miljö och deras synkstatus. Startsidan visar även inläst data såsom skolor, grupper och användare.

Behörighet till skolor

Skolsynk för Microsoft hämtar alla de skolor som finns inom er organisation. Det du behöver göra är att fylla på med skolenhetens SCB-kod i syfte att läromedelsleverantören ska kunna koppla samman skolenheten med rätt Microsoft-miljö.

Test

Du kan ta ut Excel-filer för total överblick av vad som skickas till vilken läromedelsleverantör. Testläge syftar till att organisationen ska kunna börja synka data mot leverantörernas testmiljöer.

Starta synk

Administratören väljer vilka leverantörer som data ska skickas till. För varje leverantör kan administratören välja vilka skolor som ska skickas. Vid start påbörjas en total provisionering och därefter kommer data synkas i realtid.

GDPR

Skolsynk för Microsoft utvecklas, driftas och underhålls av Eventful på uppdrag av Skolsynk, Eventful har ett underbiträdesavtal med Skolsynk, vilket innebär att kunden endast skriver ett personuppgiftsbiträdesavtal med respektive läromedelsleverantör.

Kontrollerad 2022-12-28