Skolsynks integritetspolicy för Microsoft Office 365-användare

I denna integritetspolicy beskrivs hur Skolsynk Ekonomisk Förening (org. nr 769637-5315), nedan kallat Skolsynk, hanterar personuppgifter vid synkronisering med Microsoft Office 365.

Parter och ansvar för behandlingen

Skolsynk tillhandahåller synkroniseringsmotorn Skolsynk, som nedan kallas Tjänsten.

• Personuppgiftsansvarig: Den organisation som är registrerad i Tjänsten (t.ex. en skolhuvudman, offentlig skola eller friskola). Denna part kallas nedan för Skolan. Skolan äger sina data och ansvarar för lagligheten i behandlingen.

• Administratör: Den person hos Skolan som har administratörsrättigheter i Tjänsten. Administratören ger instruktioner till Skolsynk gällande behandlingen av data och konfigurerar vilken information som skickas vidare till respektive leverantör.

• Personuppgiftsbiträde: Skolsynk är Skolans personuppgiftsbiträde och behandlar uppgifter endast enligt Skolans instruktioner.

• Underbiträde: Skolsynk anlitar Eventful AB (org. nr 556771-6328) för drift och utveckling av Tjänsten. Eventful agerar därmed underbiträde till Skolsynk.

• Användare: Elever och anställda hos respektive Skola vars uppgifter synkroniseras.

Vilka personuppgifter behandlas?

1. Vid användning av Tjänsten: När Administratören installerar Tjänsten synkroniseras och lagras uppgifter om Användarna i Skolsynks backend. Detta inkluderar namn, e-postadress(er), organisationstillhörighet och grupptillhörigheter.

2. Vid kontakt och support: Vid supportärenden, bokning av demo eller liknande sparas kontaktuppgifter (namn, e-post, telefonnummer) för att kunna hantera ärendet. Mängden uppgifter varierar beroende på ärendets natur och vald kommunikationskanal.

Varför behandlar vi dessa personuppgifter?

Skolsynk behandlar personuppgifter för att kunna tillhandahålla och administrera Tjänsten. Det inkluderar att:

• Identifiera användare och administrera konton.

• Möjliggöra för Skolan att hantera synkronisering till externa leverantörer.

• Skapa behandlingshistorik och statistik för Skolans räkning.

• Kommunicera kring supportärenden, genomföra utvärderingar och följa upp vår servicekvalitet.

Laglig grund för behandling

• Fullgörande av avtal: Behandlingen är nödvändig för att Skolsynk ska kunna leverera den funktionalitet som avtalats med Skolan.

• Intresseavvägning/Samtycke: Vid utvärderingar och uppföljningar baseras behandlingen på ett berättigat intresse eller samtycke. Ett samtycke kan när som helst återkallas utan att det påverkar Tjänstens kärnfunktionalitet.

Vilka delar vi personuppgifter med?

Personuppgifter delas med våra underbiträden (t.ex. Eventful AB) för drift av Tjänsten. Dessa i sin tur använder Microsoft som infrastrukturleverantör. Samtliga underleverantörer omfattas av personuppgiftsbiträdesavtal som säkerställer att dina uppgifter skyddas enligt samma höga krav som ställs i vårt avtal med Skolan.

Hur länge sparas personuppgifterna?

• Synkroniserad data: Ändring eller radering av en Användare i Skolans källsystem (AD/Entra ID) reflekteras normalt i Skolsynk inom 24 timmar.

• Övrig data: Personuppgifter sparas så länge det är nödvändigt för att uppfylla de ändamål som beskrivs ovan, eller så länge det krävs enligt lag, domstolsbeslut eller myndighetsbeslut.

Vilka rättigheter har du?

Som Användare har du rätt att:

• Begära registerutdrag: Kostnadsfritt en gång per år få veta vilken information som finns registrerad om dig (vid berättigade skäl).

• Rättelse: Få felaktiga, ofullständiga eller missvisande uppgifter korrigerade.

• Rätten att bli glömd: Begära radering av dina uppgifter. Notera att detta kan innebära att Tjänsten slutar fungera för dig.

• Begränsning och dataportabilitet: I vissa fall begära att behandlingen begränsas eller få ut dina uppgifter i ett maskinläsbart format.

• Klagomål: Lämna klagomål gällande behandlingen till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Då Skolsynk är biträde bör du i första hand vända dig till din Skola (Personuppgiftsansvarig) för att utöva dina rättigheter.

Kontakt

Har du frågor kring vår integritetspolicy eller vår behandling av personuppgifter? Kontakta oss via de kontaktuppgifter som finns på www.skolsynk.se.

Kontrollerad 2026-03-10