Skolsynks integritetspolicy för Microsoft Office 365 användare

I denna Integritetspolicy beskrivs hur Skolsynk Ekonomisk Förening, med organisationsnummer 769637-5315, (nedan Skolsynk) hanterar personuppgifter vid synkning med Microsoft Office 365.

Parter och ansvar för behandlingen av dina personuppgifter

Skolsynk tillhandahåller synkroniseringsmotorn Skolsynk som nedan kallas Tjänsten. 

Personuppgiftsansvarig för behandlingen av uppgifter i Tjänsten är den registrerade organisationen i Tjänsten, vilket kan vara skolhuvudmän, offentliga skolor eller friskolor. Dessa kallas nedan för Skolan. 

Den som har admininstratörsrättigheter med tillgång till Tjänsten kallas nedan för Administratören. Administratören ger för Skolans räkning instruktioner till Skolsynk avseende behandlingen av data, inkl. personuppgifter i Tjänsten. Administratören konfigurerar vilken data som skickas vidare till respektive leverantör.

Skolsynk är Skolans personuppgiftsbiträde för behandling av personuppgifterna i Tjänsten. 

Skolsynk anlitar i sin tur Eventful AB, organisationsnummer 556771-6328, för drift och utveckling av Skolsynk för Microsoft Office 365.  Eventful är i detta avseende underbiträde till Skolsynk. 

Elever och anställda hos respektive Skola kallas nedan för Användare. 

Vilka personuppgifter behandlar vi?

När Administratören för Skolans räkning installerar Tjänsten så lagras samtliga Användare i Administratörens domän i Skolsynk backend med namn, e-postadress(er), organisation och grupptillhörigheter. 

Vid andra typer av kontakter, såsom supportärenden, anmälan till online-demo o.d. behöver vi sedvanliga kontaktuppgifter som vi därefter sparar. Har du en fråga eller kontaktar oss gällande något annat ärende kan mängden personuppgifter, och vilka det är, variera beroende på typ av ärende och vilken kommunikationskanal som används. 

Varför behandlar vi dessa personuppgifter?

Skolsynk behandlar ovan angivna personuppgifter för att kunna tillhandahålla Tjänsten. Det behövs för att vi ska kunna identifiera dig, administrera ditt konto, för statistiska ändamål och för kommunikation. 

Användares personuppgifter behövs för att Administratör och Skola ska kunna använda Tjänsten, kunna skapa en behandlingshistorik åt Administratören samt för att kunna identifiera Administratör och Användare. 

Vi behandlar också uppgifterna för att skicka utvärdering och genomföra uppföljning. När man kontaktar oss via någon av kommunikationskanalerna till Skolsynk eller Eventful AB används informationen om dig för att kunna hantera ärendet, kunna kontakta dig och för att kunna förbättra vår service genom att spara ärendet vid återkommande frågor. 

På vilken laglig grund behandlar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar personuppgifter för att kunna fullgöra ett avtal med Skolan, dvs att kunna leverera den funktionalitet som utlovats när du anslöt dig till Skolsynk. 

När det gäller utvärdering och uppföljningar är den rättsliga grunden samtycke. Sådant samtycke kan du vägra att ge eller senare återkalla utan att det påverkar Tjänstens funktionalitet i övrigt. 

Vilka delar vi personuppgifter med?

I användningen av vissa funktioner i Tjänsten kan vi komma att dela personuppgifter med våra underbiträden som i sin tur kan komma att dela dem med sin underleverantör Microsoft. Dessa underbiträden och deras leverantörer har motsvarande skyldigheter gällande behandlingen av personuppgifter som du som kund avtalat med oss och framgår av Personuppgiftsbiträdesavtalet. 

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Ändring eller radering av uppgifter om en Användare kommer normalt att medföra motsvarande ändring eller radering i Skolsynk inom 24 timmar. I övrigt sparas personuppgifter så länge det är nödvändigt för att uppnå de ändamål som beskrivs i denna policy, om inte annan svensk eller europeisk lag, domstol eller myndighet säger något annat. 

Vilka rättigheter har du?

Du som Användare har flera rättigheter som du bör känna till. Du har rätt att kostnadsfritt en gång per år, förutsatt att du har berättigade skäl, begära ett registerutdrag över vilken information som finns registrerad om dig. Du har i vissa fall även rätt till dataportabilitet av personuppgifterna. Du har rätt till att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter tills de blir ändrade. Du har rätten att bli glömd, men radering av personuppgifter kan komma att innebära att Tjänsten inte fungerar. Du har också rätt att dra in ett samtycke eller lämna klagomål om behandlingen till Integritetsskyddsmyndigheten. 

Om du vill veta mer

Har du frågor kring vår Integritetspolicy och behandlingen av dina personuppgifter, vill radera eller ändra felaktiga uppgifter kan du kontakta oss genom de kontaktuppgifter som finns på hemsidan www.skolsynk.se

Kontrollerat 2023-06-28