Google KontoSynk (1222)

Övergripande

Eventful kan hjälpa er att synkronisera användare till Google Workspace med hjälp av Eventful Google KontoSynk. 

Som källa kan ett elevregister användas, men det kan också vara ett annat källsystem. Information om elever och personal kan också hämtas från olika källsystem. 

Eventful kan hjälpa er med hantering av grupper i Google Workspace med hjälp av Eventful Google GruppSynk och vi har i flertal fall stöd för återskrivning av information till källsystem.

Fördelar

Några fördelar med att använda Eventful KontoSynk:

• Spara tid och administration genom att med automatik skapa, uppdatera, inaktivera och radera användare i Google Workspace.
• Högre säkerhet genom att hålla informationen om användarna kontinuerligt uppdaterad och att användare automatiskt blir inaktiverade.
• Livscykelhantering av användare, inaktivering och borttag av användare efter ett överenskommet antal dagar.

Systemkrav

För Google KontoSynk krävs följande:

• All information som ska synkroniseras måste finnas tillgänglig i källsystemet.
• Läsrättigheter till källsystemet för uthämtning av information.
• Skrivrättigheter till källsystemet om återskrivning av information till källsystemet ska användas.
• Godkännande av Eventful KontoSynk applikation med dess behörighet för åtkomst till Google Workspace.

Omfattning

• Den data som finns i källsystemet hanteras.
• Användare skapas och attribut uppdateras löpande.
• Livscykelhantering enligt överenskommelse.

Avgränsningar

• All grunddata måste finnas i källsystemet.
• Återskrivning av information finns som tillägg för ett flertal källsystem.
• Manuellt skapade konton i Google Workspace hanteras inte.
• Manuellt borttagna konton i Google Workspace som hanteras av synken återskapas som nya konton.
• Hantering av grupper i Google Workspace ingår inte, sker istället med hjälp av Eventful Google GruppSynk.

FAQ

Vilken information kan synkroniseras till Google Workspace?

Generellt synkroniseras följande information:

• Användarnamn (alternativt genereras det vid skapande av konto)
• E-postadress (alternativt genereras det vid skapande av konto) 
• Förnamn
• Efternamn
• Visningsnamn
• Organisationsenhet (OU)
• Anpassade attribut

Vad är anpassade attribut?

Med anpassade attribut kan man lagra organisationsspecifik information om användaren som tillägg till de existerande standardattributen.

Hur bestäms namnstandard på konton? 

Det kan bestämmas av kund. Vanligt är användarnamn och e-postadress av formatet förnamn.efternamn eller de tre första bokstäverna i förnamnet och efternamnet, följt av ett löpnummer för att undvika dubbletter.

Vad händer om vi byter personnummer på en användare? 

Det är inte rekommenderat att ha personnummer som nyckel, eftersom det kan ändras. Därför använder vi ett unikt id som nyckel i de fall som källsystemet stöder det, vilket gör att man kan byta personnummer utan problem. 

Vad får användaren för lösenord i Google Workspace?

Ett lösenord på minst 8 tecken kan genereras automatiskt. Möjlighet att generera statiskt eller slumpmässigt lösenord.

Kan jag själv välja ett standardlösenord för nya konton som skapas?

Ja, det går att välja ett standardlösenord för alla nya konton. Det gäller då alla nyskapade användarkonton.

Vilka tecken ingår i ett slumpat lösenord?

Det går att välja att lösenordet ska innehålla en kombination av versaler (A-Z), gemener (a-z), siffror (0-9) och specialtecken. 

Måste användaren byta lösenord vid nästa inloggning?

Det kan ni välja, det är en inställning i konfigurationen som styr detta.

I vilket OU placeras skapade användare?

Det är en konfigurationsinställning, det går att styra över detta beroende på vilken information som finns i källsystemet. 

När inaktiverar synken användarkonton?

När kontot inaktiveras i källsystemet kommer efterföljande synk att inaktivera det i Google Workspace.

Möjlighet finns att ställa in att användarkonton flyttas till ett särskilt OU vid inaktivering.

Kan synken radera användarkonton?

Ja, det är en inställning i konfigurationen.

Efter hur lång tid raderar synken användarkonton?

Det väljer ni själva, det är en inställning i konfigurationen.

Hur ofta körs synken? 

Synken kan köras flera gånger per dygn, men det vanligaste är att den går en gång på kvällen eller natten.