Hantering av synkade Teams

Om ni har en synk uppsatt av Eventful, läser den information från ert elevregister/AD och skapar upp klasser och eventuellt undervisningsgrupper i Teams. Den ser även till att rätt lärare och elever är med i teamen.

För de flesta kunder skapar vi även upp skol och personalteam.

Syftet med synken är dels att spara tid för lärarna så att de istället för att administrera sina Team, kan lägga tiden på undervisningen. Synken har även en viktig funktion ur ett GDPR-perspektiv, då den ser till att rätt personer har åtkomst till rätt information. Den bidrar också till att skapa en likvärdighet i det digitala arbetet bland skolorna.

Klasser/Undervisningsgrupper

Namnbyte - Rekommendationen kring namnbyte gäller även manuellt skapade Teams.

Vi rekommenderar inte att man byter namn på teamen, detta för att namnändringen endast påverkar teamets namn och inte klassanteckningsboken, SharePoint m.m, vilket kan skapa förvirring för både lärare och elever. Namnbyte av teams har också orsakat att uppgiftsfunktionen slutat fungera som den ska. Om lärarna byter namn på teamen följer man inte längre kommunens namnstandard, vilket skapar en dålig struktur och ger problem vid support och administration. Det blir även otydligt för eleverna när vissa team heter samma som i schemat och vissa heter något helt annat, exempelvis. Synken kan av tekniska skäl ibland, behöva köras i ett läge där den kommer att återställa manuella förändringar.

Vi får in mycket rapporter om att OneNote-boken som tillhör teamet slutar att fungera som den ska om man byter namn på Teamet. Även uppgiftshanteraren kan sluta fungera om man byter namn på teamen, resultatet har i vissa fall varit att nya elever som läggs till efter namnbytet inte kan öppna filer via uppgiftshanteraren.

Radering av team

Vår rekommendation är att man inte tar bort synkade team, detta för att synken kommer att skapa upp teamen igen. Istället behöver man vända sig till källan (Elevregister) och göra de justeringar som behövs där.

Lägga till Lärare och elever manuellt

För att synken ska fungera optimalt bör man inte lägga till elever och lärare manuellt, synken kan då inte göra det arbete som det är tänkt att den ska göra. Om man ändå lägger till användare manuellt, kommer synken inte längre att hantera de användarna, vilket innebär att läraren behöver ta bort dem manuellt.

Skol och personalteams

Skolteamet - Ett team som innehåller alla elever och all personal på enheten

Syftet med skolteamet är att snabbt kunna nå ut med information till alla på skolan, men också en yta att lagra information som alla på skolan behöver komma åt.

Personalteamet - Ett team som innehåller all personal på enheten

Detta team är skolans digitala personalrum där all personal kan kommunicera och dela information med varandra.

Namnbyte

Vår rekommendation är att man låter det synkade namnet vara kvar, detta för att inte försvåra vid support och administration. Ett namnbyte bidrar till en mer ostrukturerad miljö om inte alla följer samma namnstandard.

Lägga till ägare och medlemmar manuellt

Ägare i skol- och personalteamen behöver kunden själv lägga till manuellt. Vår rekommendation är att Rektor, Skoladministratör och eventuellt IT/IKT-pedagog är ägare i Skol- och personalteamet.

Medlemmar måste hanteras via synken, manuellt tillagda medlemmar synkas bort om de inte ska vara med enligt synken.

Kontrollerad 2023-06-28