Övergripande

SchoolSoft är ett elevregister från vilket vi kan läsa två olika typer av exporter. 

• Komplett export via SS12000 - underlaget används oftast för kontohantering eller synk till externa system som vill ha "all" data
• Markerad export (kunden markerar upp de aktiviteter som ska exporteras) - detta används oftast för Microsoft Teams eller Google Classroom

Om kunden vill ha Microsoft Teams eller Google Classroom beställer man det från SchoolSoft, som då fixar åtkomst till Eventful. Vill man aktivera fler synkar behöver kunden be SchoolSoft om följande:

• Åtkomst till SS12000
• Aktivera GUID på användare i exporten
• Namn på kundens webapp (detta är känt om man redan har markerad export)

Läsårsskifte

Under några dagar i slutet av juni genomför SchoolSoft en läsårsarkivering då viktiga data arkiveras medan data som inte längre är relevant tas bort. Någon gång under dessa dagar kommer varje skola eller organisation att arkiveras. Medan arkiveringen pågår är systemet otillgängligt. I samband med arkiveringen skiftar också läsåret i systemet till det nya läsåret. SchoolSoft har en instruktion för läsårsarkivering samt en separat instruktion för hantering av Google Classroom och Microsoft Teams.

Gällande kontosynkar ska de vara igång hela sommaren. Som standard inaktiveras konton så fort de avslutas i SchoolSoft, men man kan välja att ha en fördröjd inaktivering under sommaren, vilket innebär att användarna har åtkomst lite längre, oftast till första eller sista augusti.

Hantering av skapade Classroom/Teams vid slutet av läsåret

Från SchoolSofts instruktion:

Administratören bör Arkivera (ta bort) skapade Classroom/Teams (benämns nedan klassrum) inför varje nytt läsår. Detta kan med fördel göras innan läsårsarkiveringen, eller som absolut senast, innan skapandet av nya klassrum i början av det nya läsåret. Detta är viktigt för att integrationen ska fungera smidigt under kommande läsår samt för att underlätta skoladministratörens hantering av de skapade klassrummen framöver.

Se till att sidan är helt tom innan arbete med nya läsåret börjar. Detta är mycket viktigt! Meddela Eventful att det är rensat och klart. Om synkarna körs innan underlaget är säkerställt kan det skapa oreda i Classroom/Teams. När det nya läsåret har börjat och ett nytt schema har importerats och publicerats kommer administratören att kunna välja nya klassrum från listan ”Ej exporterad”.

SchoolSoft skriver även:

Det går att spara ett mindre antal klassrum till kommande läsår. Du kan då ändra namn, koppla grupp och lärare, men – huvudprincipen är att ta bort och skapa nya.

Det är teoretiskt möjligt, men det är stor risk att sparade klassrum byter medlemmar på ett icke-önskvärt sätt i SchoolSoft. Till exempel så kan 8A-matematik tappa sina medlemmar och få in elever för förra årets åk 7A. I Classroom/Teams tappar förra årets 8A sitt gamla klassrum och förra årets 7A kommer åt ett gammalt klassrum med information som de kanske inte ska komma åt. Det kan också vara ett önskvärt scenario. Om man har gamla klassrum som ska leva vidare så lämnar man kvar dem i SchoolSoft, tar en skärmdump och meddelar Eventful att de ska vara kvar. Detta är ett specialfall och Eventful kan inte ta ansvar för funktionen. Blir det fel i Classroom/Teams så blir det ett tidskrävande arbete att rätta.

Krav på miljö

För att underlag ska kunna exporteras krävs följande.

• Den IP-adress som läser ut information måste vara vitlistad hos SchoolSoft
  • Eventful ansvarar för att SchoolSoft har denna information
• Åtkomst till kundens data i SchoolSoft
  • Se beskrivning ovan
• Information om vad kundens webapp heter i SchoolSoft
  • Se beskrivning ovan

Vanliga frågor

Nedan följer några vanliga frågor och samt våra rekommendationer.

• Hur ofta läser Eventful ut underlag från SchoolSoft?
  • Normalt sett läser Eventful ut underlag från SchoolSoft  en gång per dygn och allt som ofta efter avslutad arbetsdag
• Måste e-postadressen finnas angiven på elever och lärare?
  • Vår rekommendation är att man har e-postadressen för elever och lärare angiven i SchoolSoft
  • För kunder som använder sig av vårt bronspaket är detta ett krav
  • Eventful kan hjälpa till med återskrivning av e-postadress till SchoolSoft
• Måste personnummer läsas ut från SchoolSoft?
  • Nej
• Vilken information läses ut för lärare och elever?
  • För komplett export
    • Se specifikation för SS12000
  • För markerad export:
    • Förnamn
    • Efternamn
    • E-postadress