Utläsning från IST-Administration

Integrationen mot IST-Administration bygger på utläsning av IMS-filer. Denna metod är mycket stabil då den körs i Eventfuls egen miljö, vilket minskar behovet av lokala serverinstallationer hos kunden. Systemet speglar organisationen i IST direkt till era digitala plattformar (Microsoft 365/Google Workspace).

Här är en sammanfattning av förutsättningarna för en fungerande synkronisering från IST.

Krav på miljö & Kommunikation

För att Eventful ska kunna påbörja utläsningen krävs endast en central åtgärd:

• Öppnad åtkomst: IST måste ha konfigurerat och öppnat åtkomsten så att Eventful kan hämta IMS-filen från deras plattform.

Krav på underlag (Logik i IST)

För att objekt ska synkroniseras krävs att de är "aktiva". Grundregeln för nästan alla objekt (skolor, elever, personal) är:

• Startdatum: Måste vara ifyllt och ligga i dåtid (före dagens datum).

• Slutdatum: Måste vara tomt eller ligga i framtiden.

• Markering: Enheten måste ha Aktiv enhet = 1 och Till LMS = Y.

Specifika krav per objekttyp:

• Elev: Måste ha en aktuell skolplacering. Elever med skyddad identitet eller folkbokföring i annat land läses ej ut.

• Personal: Läses ut via anställningar. Personer med skyddad identitet exkluderas.

• Vårdnadshavare: Kopplas via eleven. Om eleven uppfyller kraven och vårdnadshavaren saknar skyddad identitet, läses de ut.

• Grupper: För att en grupp (klass, undervisning, mentor etc.) ska skapas krävs att den är markerad med Till LMS = Y och att undervisningsgrupper har ett kopplat ämne eller kurs.

Kundanpassningar (Tillval)

Som standard läses allt underlag ut, men det finns flera möjligheter till filtrering och extra data:

• Geografisk/Typ-filtrering: Möjlighet att bara läsa ut specifika kommuner eller skoltyper (t.ex. endast gymnasium).

• Datumintervall: Vi kan justera så att grupper skapas t.ex. 14 dagar innan det faktiska startdatumet i IST, för att lärare ska kunna förbereda sina klassrum.

• Extra attribut: Utläsning av adress eller personnummer är som standard avstängt men kan aktiveras vid behov.

Vanliga frågor och teknisk info

Hur skapas namnen på mina Teams? Namngivningen bygger på en kombination av gruppID och syllabusID (kurs/ämne).

Viktigt: Om en befintlig grupp får ett nytt ämne eller en ny kurskod i IST, kommer systemet att tolka detta som en ny kontext och skapa ett nytt Team.

Vad händer med personnummer? Som standard används inte personnummer. Vi rekommenderar att undvika detta i möjligaste mån för att minimera hantering av känsliga personuppgifter, men det kan aktiveras om en specifik integration kräver det som unik nyckel.

Hur ofta sker synkroniseringen? En gång per dygn, oftast på natten efter avslutad arbetsdag, så att IST-ändringar är klara till nästa morgon.