Schemapublicering i Outlook (1111)

Övergripande

Schemapublicering är en tjänst som Eventful erbjuder kunder där man kan synkronisera information från ett schemasystem direkt till en användares kalender i Microsoft Exchange/Outlook.

Tjänsten gör det därmed möjligt för lärare och elever att se sitt schema direkt i sin mobiltelefons kalender samt att få information om när läraren eller eleven är tillgängliga för att möte. Schemapubliceringen kräver att man kör schemat i molnet i Exchange Online.

Systemkrav

Schemapublicering har stöd för att läsa ut schema från Schoolsoft eller Skola24.

En applikation installeras i Microsoft Entra med applikationsrättigheter för att läsa och skriva till användares kalendrar.

SchoolSoft

När vi läser schemapositioner från SchoolSoft så krävs att SchoolSoft har aktiverat åtkomst till integrations-API åt Eventful. När vi läser schemapositioner från SchoolSoft behövs ingen mappningsfil.

Skola 24

När vi läser schemapositioner från Skola 24 så krävs att vi har an aktiv utläsning för Skola24 Schema. Utöver att vi behöver åtkomst till Skola24 Schema behöver vi tillgång till en mappningsfil som anger hur en person kan kopplas till ett konto i målsystemet. Nyckeln för mappningsfilen är personnummer.

När Eventful läser ut schemat från Skola24 i deras lektionsexport, returneras ingen information om användaren mer än ett personnummer. Detta försvårar felsökning samt hur både Eventful och kund i FlowSync då varje person endast kommer beskrivas med ett personnummer. För att mer information skall kunna läsas ut från Skola24 behöver kund ge Eventful åtkomst till Skola24s organisationsexport. 

Det är inget krav att ha detta men det är något Eventful rekommenderar.

Microsoft Exchange

För att kunna synkronisera schemapositioner till Microsoft Exchange krävs att vi har följande:

• Eventfuls appar för schemapublicering godkända av global administratör 

Implementering av tjänsten

Följande ska utföras för att implementera integrationen: 

1. Behörig kontaktperson hos kund skickar ett mail till kundansvarig vid Skola24 och ber dem aktivera utläsning för Skola24 Schema. Detta syftar till att Eventful ska komma åt schemadata för respektive enhet och gör även att vi kan få ut schemat med regelbundna intervall.
   
   
2. Kunden anger en kontaktperson hos kund som assisterar Eventful vid behov under installationsprocessen.
   
   
3. Kunden anger vad som ska visas utifrån schemat på kalenderposterna. Detta konfigureras sedan av Eventful där följande kan visas: Ämne/Kurs, Grupp & Sal. 

4. Mappningsfil baserat för e-postadresser och personnummer ska mappas 
   (https://flowsync.se/help/localad/general)

   
   

FAQ

Vad överförs från Skola24? 
Svar: Användarens e-postadress och personnummer (om det behövs) samt schemapositionens start- och sluttid, ämne & sal.

Vilken tid tar det från integrationen gjorts tills att det syns i Outlook och hur ofta körs synkroniseringen? 
Svar: När tjänsten är aktiv så syns schemapositionerna direkt efter det att synken har körts. Synken går en gång per natt.

I vilka kalender-appar syns schemainformationen? 
Svar: Schemat syns i Outlook på klienten, webben och mobiltelefonen samt i den kalender-app man väljer att använda på telefonen som kan hantera Outlook.

Vad händer när krockar uppstår mellan det som ligger i schemat och det som kanske redan ligger i Outlook-kalendern? 
Svar: Kalenderpositionerna lägger sig bredvid varandra precis som när man gör vilken kalenderbokning som helst. Blanda inte ihop detta med en resursbokning som meddelar om någon resurs krockar.

Blir schemat en egen kalender eller lägger den tills sig i användarens kalender? 
Svar: Varje schemaposition/lektion läggs till som en unik kalenderpost i användarens personliga Outlook-kalender.

Vad händer när schemat ändras i Skola24 och en ny synkronisering genomförs med Outlook – vad händer med de lektioner som ligger på de gamla positionerna i Outlook?
Svar: Det blir en ny schemaposition i kalendern och inaktuella schemapositioner raderas.

Vilket sorts konto behöver Eventful för att kunna sätta upp schemasynken till Outlook-kalendern?
Svar: Eventful behöver inte ha något konto i kundens Exchange Online. Däremot måste Eventfuls appar godkännas.

Lärare och elever skriver ibland in sin lektionsplanering i kalendern. Kan användaren lägga till egen information i de importerade kalenderposterna?
Svar: Nej, information på kalenderposten kommer att raderas vid den nattliga synken.

Kan Eventful publicera schemat i Outlook utifrån andra schemakällor än Skola24 Schema?
Svar: Eventful kan publicera schemat som finns i Skola24 Schema & SchoolSoft,

Hur hanterar Eventful personuppgifter i tjänsten?
Svar: Eventful använder enbart personuppgifter i syfte för den specifika tjänsten Schemapublicering enligt bilden nedan. Vi skriver alltid ett personuppgiftsbiträdesavtal med kunden. Ibland behöver Eventful använda personnummer som nyckel för användare. Det är nämligen den enda identifieraren som kan användas i Skola24 Schema. För att omsätta personnummer till e-postadresser behöver Eventful ha tillgång till en mappningslista från AD:et och på så vis byta ut personnummer mot användarens e-postadress innan informationen skicka till Office 365. Eventful behåller inte personnummer för något ändamål och skickar det inte till Office 365. Nedan visas en skiss över flödet med personnummer och e-postadress:

Är det möjligt att filtrera vad som ska visas i schemat?
Svar: Ja, detta kan schemaläggaren styra i Novaschem. Det finns ett fält på lektionerna som heter "Exportera ej" och skriver man in "Skola24" där kommer lektionen inte med i exporten. Det kan möjligtvis påverka frånvarofunktionen i Skola24 om ni använder den för era lärare. Det är också möjligt att filtrera bort alla lektioner av ett visst ämne, till exempel "Arbetspass". Detta kommer då att påverka alla som har "Arbetspass" i sin kalender.

Kan synken skapa resursbokningar i schemat?

Svar: Nej, det går tyvärr inte i dagsläget.

Kan synken skapa onlinemöten i schemat?

Svar: Nej, , det går tyvärr inte i dagsläget. 

Kan vi styra namngivningen på lektionerna i elever och personals kalender?

Svar: Ja, det går att välja mellan dessa alternativ i hur schemapossitionen kommer namnges i kalendern.
Det alternativ som väljs gäller då för alla elever och lärare som ingår i schemat.

 OBS: Där det står kurs/ämne betyder att först skrivs Kurs ut. Om kurs saknas, då skrivs Ämne.

Utöver namngivning på själva kalenderhändelsen i Outlook så sätts alltid Sal på attributet "Plats" i Outlook.

Resultatet blir därför Kurs eller Ämne eller Grupp i titel på schemabokningen + Sal.