Övergripande
Schemapublicering är en tjänst som Eventful erbjuder kunder där man kan synkronisera information från ett schemasystem direkt till en användares kalender i Microsoft Exchange/Outlook.
Tjänsten gör det därmed möjligt för lärare och elever att se sitt schema direkt i sin mobiltelefons kalender samt att få information om när läraren eller eleven är tillgängliga för att möte. Schemapubliceringen kräver att man kör schemat i molnet i Exchange Online.
Systemkrav
Vi behöver ha tillgång till ett system som innehåller in schemapositioner. Idag har vi stöd för att läsa schemapositioner från SchoolSoft och Skola24.
Vi behöver även åtkomst till antingen Microsoft Exchange eller Google Calendar för att kunna synkronisera schemapositioner till lärare och elever.
SchoolSoft
När vi läser schemapositioner från SchoolSoft så krävs att SchoolSoft har aktiverat åtkomst till integrations-API åt Eventful. När vi läser schemapositioner från SchoolSoft behövs ingen mappningsfil.
Skola 24
När vi läser schemapositioner från Skola 24 så krävs att vi har an aktiv utläsning för Skola24 Schema. Utöver att vi behöver åtkomst till Skola24 Schema behöver vi tillgång till en mappningsfil som anger hur en person kan kopplas till ett konto i målsystemet. Nyckeln för mappningsfilen är personnummer.
När Eventful läser ut schemat från Skola24 i deras lektionsexport, returneras ingen information om användaren mer än ett personnummer. Detta försvårar felsökning samt hur både Eventful och kund i FlowSync då varje person endast kommer beskrivas med ett personnummer. För att mer information skall kunna läsas ut från Skola24 behöver kund ge Eventful åtkomst till Skola24s organisationsexport.
Det är inget krav att ha detta men det är något Eventful rekommenderar.
Microsoft Exchange
För att kunna synkronisera schemapositioner till Microsoft Exchange krävs att vi har följande:
- Eventfuls appar för schemapublicering godkända av global administratör
- Autodiscover konfigurerad i extern DNS
- Vid synkronisering av schema från Skola24 krävs en mappningsfil med e-postadressen i Microsoft Exchange samt personnummer från Skola24
Eventfuls appar
Eventful FlowSync Exchange Calendar
Appen används för att kunna synka kalender. Den kräver behörigheterna:
Calendars.ReadWrite för att kunna skriva till kalendern.
User.Read.All för att kunna slå upp vem en person är.
Godkännandelänk: https://login.microsoftonline.com/common/adminconsent?client_id=8b7a0990-8b38-4697-91d6-c916f3a2e88c
Eventful FlowSync
Apppen används för att lägga till användare från kundens tenant som kunden själv kan se hur synken mår. Den kräver behörigheterna:
User.Read.All för att kunna hitta personer att lägga till.
Implementering av tjänsten
Följande ska utföras för att implementera integrationen:
- Behörig kontaktperson hos kund skickar ett mail till kundansvarig vid Skola24 och ber dem aktivera utläsning för Skola24 Schema. Detta syftar till att Eventful ska komma åt schemadata för respektive enhet och gör även att vi kan få ut schemat med regelbundna intervall.
- Kunden anger en kontaktperson hos kund som assisterar Eventful vid behov under installationsprocessen.
- Kunden anger vad som ska visas utifrån schemat på kalenderposterna. Detta konfigureras sedan av Eventful där följande kan visas: Ämne/Kurs, Grupp & Sal.
Kunden bestämmer hur e-postadresser och personnummer ska mappas
E-postadresser följer inte med vid en utläsning från Skola24:s lektionsexport. Det behövs för att kunna matcha en person i Skola24 med en brevlåda i Exchange. Eventful behöver då en mappningsfil för att genomföra denna matchning.- Varför behövs en mappningsfil?
Vid utläsning från Skola24 levereras endast personnummer och Skola24s interna id för personen kopplat till lektionerna. Det behövs därför en koppling mellan personnummer och e-postadress vilket mappningsfilen bidrar med. - Vad är en mappningsfil?
En mappningsfil är en fil som kopplar ihop ett värde med ett annat. Den används för att med ett värde kunna slå upp ett annat värde som behövs för att senare steg av integrationen skall fungera. - Vad innehåller mappningsfilen?
Mappningsfilen som Schemapubliceringen behöver måste innehålla personnummer och e-postadress men kan innehålla andra värden också. - Hur får Eventful mappningsfilen?
- Hämta information från en existerande synk.
- Kräver att det finns en synk som sparar temporära data på Eventfuls server.
- Kräver att synken innehåller eller kan modifieras att innehålla personnummer och e-postadress.
- Kunden levererar en fil till Eventfuls blob storage.
- Filen måste vara i CSV-format.
- Filen måste innehålla personnummer och e-postadress.
- Eventful installerar en utläsning från Elevregister.
- OBS: Detta innebär en ny uppsättning av DataSync mot kundens elevregister.
- Eventful måste få access till en server där det finns tillgång att läsa från elevregistret.
- Valt system måste innehålla personnummer och e-postadress.
- Eventful installerar en utläsning från Active Directory.
- Eventful måste få access till en server där det finns tillgång att läsa från AD.
- Valt system måste innehålla personnummer och e-postadress.
- Hämta information från en existerande synk.
- Varför behövs en mappningsfil?
FAQ
1. Vad överförs från Skola24?
Svar: Användarens e-postadress (om den finns) och personnummer samt schemapositionens start- och sluttid, ämne & sal.
2. Vad visas på schemats kalenderpost?
Svar: Ämne/Kurs, Grupp & Sal. Kunden väljer själv hur ämne, kurs och grupp ska visas i kalenderposten. Nedan finns olika exempel på hur schemainformation kan visas i en kalenderpost.
Ämne & Sal
3. Vilken tid tar det från integrationen gjorts tills att det syns i Outlook och hur ofta körs synkroniseringen?
Svar: När tjänsten är aktiv så syns schemapositionerna direkt efter det att synken har körts. Synken går en gång per natt.
4. I vilka kalender-appar syns schemainformationen?
Svar: Schemat syns i Outlook på klienten, webben och mobiltelefonen samt i den kalender-app man väljer att använda på telefonen som kan hantera Outlook.
5. Vad händer när krockar uppstår mellan det som ligger i schemat och det som kanske redan ligger i Outlook-kalendern?
Svar: Kalenderpositionerna lägger sig bredvid varandra precis som när man gör vilken kalenderbokning som helst. Blanda inte ihop detta med en resursbokning som meddelar om någon resurs krockar.
6. Blir schemat en egen kalender eller lägger den tills sig i användarens kalender?
Svar: Varje schemaposition/lektion läggs till som en unik kalenderpost i användarens personliga Outlook-kalender.
7. Vad händer när schemat ändras i Skola24 och en ny synkronisering genomförs med Outlook – vad händer med de lektioner som ligger på de gamla positionerna i Outlook?
Svar: Det blir en ny schemaposition i kalendern och inaktuella schemapositioner raderas.
8. Vilket sorts konto behöver Eventful för att kunna sätta upp schemasynken till Outlook-kalendern?
Svar: Eventful behöver inte ha något konto i kundens Exchange Online. Däremot måste Eventfuls appar godkännas.
9. Lärare och elever skriver ibland in sin lektionsplanering i kalendern. Kan användaren lägga till egen information i de importerade kalenderposterna?
Svar: Nej, information på kalenderposten kommer att raderas vid den nattliga synken.
10. Gäller priserna både lärare och elever och ingår automatisk integration (eller krävs att en administratör publicerar)?
Svar: Det finns en prislista för lärare och en för elever samt en kombinerad för båda rollerna. Den automatiska integrationen ingår i priset samt framtida uppdateringar. Det krävs inte att en administratör publicerar schemat, det publiceras per automatik via aktiv synk.
11. Kan tjänsten publicera schemat i en kalender för vårdnadshavare?
Svar: Eventful kan tillhandahålla en publik länk av elevens kalender för vårdnadshavaren, antingen i ics-format eller som html. Länken kan delas med vårdnadshavare via API eller webbapplikation.
12. Kan Eventful publicera schemat i Outlook utifrån andra schemakällor än Skola24 Schema?
Svar: Eventful kan publicera schemat som finns i Skola24 Schema & SchoolSoft, vi kan inte publicera schema från WebbUntis.
13. Vilka är systemkraven om det behövs en mappningslista över personnummer och e-postadresser?
Svar: Schemat hämtas från Skola24:s webbtjänst, Eventful behöver en mappningslista mellan personnummer och e-postadress för att kunna publicera detta till Outlook. ”Programvaran” kan vara ett Powershellscript som läser ut detta från AD, eller att kunden genererar en sådan CSV-fil från MIM/IDM. Eventful brukar sedan flytta filen till Azure Blob Storage och därefter göra mappningen med Skola24.
Därmed behövs det inte en egen server för detta program. Det vanligaste är att man lägger ett script på samma server som AD Connect eller en generell integrationsserver.
14. Hur hanterar Eventful personuppgifter i tjänsten?
Svar: Eventful använder enbart personuppgifter i syfte för den specifika tjänsten Schemapublicering enligt bilden nedan. Vi skriver alltid ett personuppgiftsbiträdesavtal med kunden. Ibland behöver Eventful använda personnummer som nyckel för användare. Det är nämligen den enda identifieraren som kan användas i Skola24 Schema. För att omsätta personnummer till e-postadresser behöver Eventful ha tillgång till en mappningslista från AD:et och på så vis byta ut personnummer mot användarens e-postadress innan informationen skicka till Office 365. Eventful behåller inte personnummer för något ändamål och skickar det inte till Office 365. Nedan visas en skiss över flödet med personnummer och e-postadress:
15. Kan Eventful publicera Skola24 Schema i en annan kalender än Outlook?
Svar: Ja, Eventful kan publicera schema ifrån Skola24 & SchoolSoft i Google-kalendern resp It´s Learnings kalender. Följande gäller för Schemapublicering i It`s Learning:
- Eventful behöver tillgång till Skola24 Schema och namn på enheterna hos Nova Software (Användarnas e-postadress behöver inte finnas i schemafilen)
- Eventful behöver åtkomst (api-nycklar) för It´s Learning
- Prefix för grupperna i It´s Learning
- Om Eventful ska testa i en testmiljö behövs api-nycklar och adminkonto
16. Är det möjligt att filtrera vad som ska visas i schemat?
Svar: Ja, detta kan schemaläggaren styra i Novaschem. Det finns ett fält på lektionerna som heter "Exportera ej" och skriver man in "Skola24" där kommer lektionen inte med i exporten. Det kan möjligtvis påverka frånvarofunktionen i Skola24 om ni använder den för era lärare. Det är också möjligt att filtrera bort alla lektioner av ett visst ämne, till exempel "Arbetspass". Detta kommer då att påverka alla som har "Arbetspass" i sin kalender.
17. Kan synken skapa resursbokningar i schemat?
Svar: Nej, det går tyvärr inte i dagsläget.
18. Kan synken skapa onlinemöten i schemat?
Svar: Nej, , det går tyvärr inte i dagsläget.
19. Kan vi styra namngivningen på lektionerna i elever och personals kalender?
Svar: Ja, det går att välja mellan dessa alternativ i hur schemapossitionen kommer namnges i kalendern.
Det alternativ som väljs gäller då för alla elever och lärare som ingår i schemat.