Arkivering av Teams vid läsårsuppflyttning

Rutinen kring arkivering av teams som synkas från elevregister till Microsofts School Data Sync innebär att Eventful arkiverar teamen 2 veckor efter det slutdatum som är satt på gruppen i elevregistret. (Önskar man som organisation något annat så behöver man kontakta sin kundutvecklare hos Eventful).

Vanliga frågor kring arkivering av Teams:

• När arkiveras teamen? Svar: Intervallet är valbart från kund men som regel är det 14 dagar. 
• Hur gör man om man vill ha kvar teamet nästa läsår? Svar: Det är inte rekommendabelt att använda ett synkat team över flera läsår. Då krävs en konsultinsats från Eventful som måste mappa teamen manuellt. Det bästa är dock att använda nästa års team istället. 
• Hur går arkiveringen till? Svar: Synken tittar på slutdatumet på teamet från elevregistret och vid det datumet inaktiveras teamet. 14 dagar senare arkiveras teamet. Om man under denna period ändrar slutdatumet framåt i teamet kommer teamet inte arkiveras förrän nya slutdatumet är uppnått + 14 dagar. 
• Kan man frikoppla ett team från synken och hantera det helt manuellt? Svar: Det är inte möjligt även om teamet är borta ur elevregistret då synken kommer ihåg ID och kommer inaktivera och arkivera teamet om man manuellt avarkiverar det. 

Nedan följer en instruktion kring hur man hittar de arkiverade teamen, och vad man bör tänka på kring dem.

Hitta dina arkiverade team

Välj Team i den vänstra kolumnen

Klicka på kugghjulet i det nedre vänstra hörnet för att öppna Hantera Team-menyn.

Dina arkiverade Team återfinns under rubriken Arkiverat

Om du har vyn med ikoner så klickar du på kugghjulet uppe i vänstra hörnet och väljer Hantera team.

Bra att känna till

• När ett Team är arkiverat har alla medlemmar läsåtkomst till Teamet men har ej möjlighet att göra några ändringar.
• Det går fortfarande att bjuda in medlemmar till Teamet, exempelvis en ny lärare som vill se vad eleverna har arbetat med tidigare. Det går även att ta bort medlemmar ur Teamet. Du lägger till och tar bort medlemmar genom att klicka på de tre punkterna till höger i bilden ovan och väljer därefter Hantera team.
• När Team blir arkiverat får Teamnamnet ett prefix i form av Expmmyy_ (exempelvis så får en klass som hetat Klass 7A det arkiverade namnet ”Exp0818_Klass 7A”).
• Ett arkiverat Team går att återaktivera via Hantera Team-menyn.
• Ett arkiverat Team kan fortfarande vara en favorit
• Arkiverade Team markeras med särskild symbol

Kontrollerad 2023-11-17