Google GruppSynk (1225)

Övergripande

Eventful kan hjälpa er att synkronisera grupper i Google Workspace med hjälp av Eventful Google GruppSynk.

Som källa kan ett elevregister användas, men det kan också vara ett lönesystem eller ett annat källsystem. Information om elever och personal för att skapa grupper kan också hämtas från olika källsystem. 

Eventful kan hjälpa er med hantering av användarkonton i Google Workspace med hjälp av Eventful Google KontoSynk.

Fördelar

Några fördelar med att använda Eventful GruppSynk.

• Spara tid och administration genom att med automatik skapa, uppdatera, inaktivera och radera grupper i Google Workspace.
• Högre säkerhet genom att hålla informationen om medlemmar i grupper kontinuerligt uppdaterad och gemensamma gruppinställningar.
• Livscykelhantering av grupper, inaktivering och borttag av grupper efter ett överenskommet antal dagar.

Systemkrav

För Google GruppSynk krävs följande:

• All information som ska synkroniseras måste finnas tillgänglig i källsystemet.
• Läsrättigheter till källsystemet för uthämtninga av information.
• Godkännande av Eventful GruppSynk med dess behörighet för åtkomst till Google Workspace.

Omfattning

• Den data som finns i källsystemet hanteras.
• Grupper och medlemmar skapas och uppdateras löpande.
• Livscykelhantering enligt överenskommelse.

Avgränsningar

• Manuellt borttagna användare i grupper som hanteras av synken, kommer att läggas till.
• Läsårsbyte i källsystemet kan trigga nyskapande och borttag av många grupper.
• Hantering av användarkonton i Google Workspace sker med hjälp av Eventful Google KontoSynk.

FAQ

Vilka grupper kan vi skapa?

Det går att skapa många olika typer av grupper beroende på källsystem och önskemål. Ofta skapas grupper för klasser, kurser, ämnen, mentorsgrupper, skolgrupper som t ex alla lärare och alla elever.

Vad kan grupper användas till i Google Workspace?

Grupper kan, beroende på inställning för gruppen, bland annat användas till utskick av e-postmeddelanden, inbjudningar till Google tjänster t ex Chat eller Classroom, utdelning av filer och dokument eller för tilldelning av centrala inställningar eller applikationer.

Vilket namn och e-postadress får gruppen?

Vid skapande av grupper genereras visningsnamn och e-postadress enligt en förutbestämd logik och baseras på information från källsystemet. Klassgrupper kan t ex visningsnamn och e-postadress skapas med klass först och sedan skola, för skolgrupper skapas det istället med skola först och sedan med en beskrivning som "alla lärare" eller "alla elever".

Kan synken hjälpa oss att hantera Google Classroom?

Ja, synken har stöd för att hantera medlemmar i Classroom Teachers gruppen. Det ger er möjlighet att kunna ställa in högre säkerhetsinställningar för Google Classroom.

Kan vi själva lägga till medlemmar manuellt i en grupp?

Det är en konfigurationsinställning, medlemskap i grupper kan vara strikt eller passivt.

• Strikt = Medlemmar som lagts till manuellt tas bort.
• Passivt = Medlemmar som läggs till manuellt får ligga kvar.

Kan vi inaktivera en grupp?

Google Workspace har inte stöd för att kunna markera en grupp som inaktiv. Det synken kan göra är att markera upp gruppen som inaktiv genom att döpa om den med ett prefix som tydligt visar att gruppen inte längre ska användas.

Kan synken radera grupper?

Ja, det är en inställning i konfigurationen.

Efter hur lång tid raderar synken gruppen?

Det väljer ni själva, det är en inställning i konfigurationen.