TeamSynk Organisation (1110)

Övergripande

Eventful TeamSynk Organisation hjälper er att hålla koll på skapandet av Teams inom er organisation, såväl som skola och övriga kommunen/organisationen. Eventful TeamSynk Organisation skapar Teams utifrån en SharePoint-lista till vilken ni själva kan styra behörigheter för full kontroll.

Förutsättningar

För att installera Eventful TeamSynk Organisation krävs en Sharepoint-sida inom er Organisation. Eventful TeamSynk Organisation behöver ges behörighet att läsa och skriva till grupper och gruppmedlemskap, läsa användare samt skapa teams. Du accepterar dessa behörigheter med ett globalt administratörskonto inom din organisation.

Ett team skapas utifrån följande parametrar:

• Titel - Detta blir namnet på teamet.
• Ägare - En eller flera ägare, kan vara grupper. Dessa blir ägare på teamet.
• Medlemmar - En eller flera medlemmar, kan vara grupper. Dessa blir medlemmar på teamet.
• Arkiveringeringsdatum - Det datum teamet ska arkiveras. Kan lämnas tomt.
• Education - Om ett team skall bli ett education team eller ett klassiskt team.

Eventful TeamSynk Organisation körs med ett förutbestämt intervall, t.ex. en timme. Team-förändringar i listan slår inte igenom direkt, utan först när Eventul TeamSynk körs. 

Omfattning

• Eventful TeamSynk Organisation skapar och uppdaterar teams utifrån en SharePoint-lista.
• Teamet skapas utifrån följande parameterar: namn, medlemmar, ägare och arkiveringsdatum.
• Team för education kan skapas
• Grupper kan tilldelas som medlemmar eller ägare för dynamiska medlemskap
• TeamSynk Organisation kan uppdatera teamets namn, ägare, medlemmar utifrån Sharepointlistan vid varje körning. Alternativt endast den gång då teamet skapas i listan.

Standardstruktur för skolorganisationens team

Skolteam

Skolans Team motsvarar en digitaliserad version av anslagstavlan i skolans entré. Det kan användas för allmän information, så som skolans gemensamma kalendarium, matsedel, dokument och övergripande info från exempelvis skolledningen.

Här kan elever och lärare endast läsa konversationer och dokument och skolledningen kan publicera meddelanden samt ladda upp dokument.

Personalteam

”Personalrummet” är ett team för skolans personal, därmed saknas åtkomst för elever vilka ej ser teamet. Teamet används av ledningsgrupp och personal för kommunikation och dokumentation inom olika områden. Kommunikationen är smidig och ersätter mycket av det interna mailflödet. Informationen lagras i ”Konversationer” samt ”Filer”. Teamet innehåller även en personalkalender i Outlook där skolans personalövergripande kalendarium hanteras. Skolan väljer om det ska vara en Personalanteckningsbok eller en vanlig OneNote kopplat till teamet.

All personal i kommunen (materialbank)

Teamet för All personal i kommunen syftar till att öka det kollegiala lärandet. Teamet kan användas för att informera alla pedagoger från centrala förvaltningen. I teamet kan lärare i hela organisationen samarbeta kring gemensamt ämnesmaterial. Alla konversationer och filer lagras på en gemensam plats där pedagogisk personal enkelt kan ta del av delat material. Detta är en smidig funktion för exempelvis nya lärare som snabbt kan få tillgång till bra undervisningsmaterial, men även lämplig för samarbete i ämneslag mellan skolor.

Avgränsningar

• Eventful TeamSynk kan inte köras utan SharePoint
• Eventful TeamSynk kan inte köras oftare än en gång i timmen

TeamSynk Organisation+ - Gränssnitt (app) till SharePoint-listan

För de som har tjänsten TeamSynk Organisation som en fristående tjänst så ingår det en PowerApp som agerar beställningsflöde och gränssnitt mot SharePoint-listan. TeamSynk Organisation+ kan beställas som en extra tjänst när TeamSynk Organisation ingår i paketeringen med TeamSynk Skola & MS SDS.

Användare kan då hänvisas direkt till appen och behöver inte komma åt SharePoint listan där de kan påverka alla team. Användare kan endast modifiera sina egna teams där de själva står som skapare eller är satta som ägare.

Appen möjliggör ett förenklat gränssnitt att redigera team med nya ägare och medlemmar, ändra teamets arkiveringsdatum och uppdatera teamets namn.

Inställningar i appen.

• Det går att bestämma vilka som skall ha åtkomst till alla teams i listan.
• Det går att skapa egna anpassade prefix och suffix för att få en enhetlig namnstandard i organisationen.
• Lägg till egna hjälptexter och uppdatera rubriker
• Lägg till egen logotyp
• Automatiserad arkiveringsflöde med påminnelser till teamägare när team skall arkiveras.
• Det går att bestämma vilka som skall ha åtkomst till att skapa teams baserat på grupper.

FAQ

Vad kan jag ställa in för ett team i SharePoint-listan?

I SharePointlistan kan du ställa in teamets titel, ägare, medlemmar och arkiveringsdatum.

Måste jag sätta ett arkiveringsdatum?

Nej, det behöver du inte. Teamet kommer i så fall aldrig att arkiveras.

Kan jag sätta ett arkiveringsdatum i efterhand?

Ja, det går bra. Teamet kommer då arkiveras vid det datum som är satt.

Vad händer om jag flyttar fram arkiveringsdatum för ett redan arkiverat team?

Eventful TeamSynk avarkiverar aldrig ett team, utan det måste avarkiveras manuellt. Efter detta är gjort kommer Eventul TeamSynk att arkivera teamet igen vid det nysatta datumet.

Hur lång tid tar det innan ett team skapats?

Vid uppsättning av Eventul TeamSynk väljs hur ofta den ska schemaläggas. Oftast schemaläggs applikationen att köra en gång i timmen. Det tar alltså upp till en timme innan ett team som läggs till i sharepointlistan skapas.

Kan vi välja att skapa teamet utifrån en befintlig grupp?

Ja det går bra. Det går att ange grupper som både ägare och medlemmar. Nästlade grupper, alltså grupper i grupper, stöds också. Förändringar av gruppens medlemmar slår igenom precis som om förändringen skulle skett direkt i listan.

Vad händer om teamets namn ändras i Teams?

Vid uppsättning kan man välja om Eventful TeamSynk ska uppdatera teamets namn eller inte.

Om Eventful TeamSynk ska uppdatera teamets namn kommer namnet som ändras manuellt justeras tillbaka. Namnet styrs då från SharePoint-listan. Om Eventful TeamSynk inte ska uppdatera teamets namn är det fritt fram att ändra namnet på teamet.

Vad händer om medlemmar läggs till/tas bort i Teams?

Vid uppsättning kan man välja om Eventful TeamSynk ska uppdatera teamets medlemmar eller inte.

Om Eventful TeamSynk ska uppdatera teamets medlemmar kommer användare som läggs till manuellt att tas bort. Medlemmar styrs då från SharePoint-listan. Om Eventful Teamsynk inte ska uppdatera teamets medlemmar är det fritt fram att lägga till medlemmar i teamet.

Vad händer om medlemmar läggs till/tas bort i SharePoint-listan eller i en angiven medlemsgrupp?

Vid uppsättning kan man välja om Eventful TeamSynk ska uppdatera teamets medlemmar eller inte. Om Eventful TeamSynk ska uppdatera teamets medlemmar kommer användare som läggs till i SharePoint-listan att uppdateras vid nästa körning. Om Eventful Teamsynk inte ska uppdatera teamets medlemmar kommer alla förändringar i SharePoint-listan ignoreras. Förändringar i angiven medlemsgrupp kommer slå igenom precis som medlemsförändringar direkt i listan.

Vem blir ägare för teamet?

Du måste ange en ägare för att Eventful TeamSynk ska skapa upp ett team. Det går bra att ange en eller flera ägare. Den/de personer som är angivna är de som kommer bli ägare för teamet när det skapas.

Vad händer om ägare läggs till/tas bort i Teams?

Vid uppsättning kan man välja om Eventful TeamSynk ska uppdatera teamets ägare eller inte. Om Eventful TeamSynk ska uppdatera teamets ägare kommer ägare som läggs till manuellt i teamet att tas bort. Ägare styrs då från SharePoint-listan. Om Eventful Teamsynk inte ska uppdatera teamets ägare är det fritt fram att lägga till ägare i teamet.

Om en ägare har tagit bort teamet, skapas det då upp automatiskt igen?

Nej, ett team som har skapats av Eventul TeamSynk och sedan tagits bort kommer inte att skapas upp automatiskt igen oavsett inställning.

Vart hämtas information om vilka teams som skall skapas?

Information om vilka teams som ska skapas hämtas från den SharePoint-lista som skapades vid installationen av Eventful TeamSynk.