TeamSynk Skola är Eventfuls tjänst för att skapa undervisningsteam (elevteams). Detta sker genom att vi skickar synkdata från elevregistret till en databas (OneRoster) varifrån Microsoft läser ut datan till Microsoft School Data Sync. 

I elevteamen kan elev och lärare dela undervisningsmaterial som till exempel bilder, video och dokument. Lärare kan administrera uppgifter, läxor och informera om de viktigaste sakerna som pågår i undervisningen för ämnet. I undervisningsteamen kan lärare och elever följa upp vilka uppgifter som är aktuella för tillfället samt gemensamt kalendarium för uppgifter och prov. 

Vi kan skapa team från följande grupper i elevregistret:

• Klasser 
• Ämnesgrupper
• Kursgrupper

Omfattning

• Utläsning från kundens elevregister, företrädelsevis med API:er
• Eventfuls SkolSynk med IMS OneRoster och Microsoft SDS
• Eventfuls TeamsFix
  
  

Undervisningsteams skapas av Microsoft och SDS. Detta görs med API-koppling (OneRoster) och kräver inget servicekonto. Men för att Eventful ska kunna skapa och att kunna leverera TeamSynk Skola krävs två konton: 

eventful-service-sds@kundnamn.onmicrosoft.com - används för arkivering och justering av behörigheter för synkade Teams

eventful-support@kundnamn.onmicrosoft.com - används för att skapa SDS-profil, kontroll och eventuell felsökning

1. Uppsättning SDS

Vid uppsättning av en SDS-profil ställs följande krav.

• Rollen Global Administratör
• Ha en Education-licens
• Aktivera SDS i Admin-center för M365.

https://learn.microsoft.com/en-us/schooldatasync/deploying-school-data-sync

Eventfuls konto behöver uppfylla ovan krav för att en SDS-profil skall kunna sättas upp av Eventful. Uppsättning kan ske tillsammans med kund där kund istället innehar ovan behörigheter. I detta fall debiterar vi för tiden som krävs för detta arbete.

2. Synk och arkivering av teams

Eventful använder ett servicekonto för arkivering och för att justera behörigheter i skapade Teams. Detta servicekonto kräver behörighet enligt rollerna nedan:

• Teams-administratör 
• Grupper-administratör* 
• Exchange-administratör*

* Rollerna krävs om man vill använda sig av tjänsten Teamsfix (justering av behörigheter i skapade Teams).

3. Support

För att Eventful ska kunna leverera sin standardsupport krävs ett supportkonto i kundens Microsoft 365 tenant. Kontot behöver vara minst Teams Administrator och Global Reader. I vissa fall behöver man vara global administratör för att undersöka i SDS. Det är dels för att kontrollera status på synkprofilen och dels för att undersöka vad Microsoft har läst in till SDS. Det är fullt möjligt att elevera behörigheter med Azure AD PIM (Privileged Identity Management) vid sådana tillfällen.

Om Eventful inte har åtkomst, kan arbetet utföras tillsammans med någon hos kunden som har åtkomst, men då debiteras en extra kostnad.

Avgränsningar

Följande ingår inte i det åtagande Eventful gör inom ramen för tjänsten.

• Förändringar av funktionalitet som beror på mottagande systems design. Exempelvis innebär Microsoft School Data Sync att lärare kan lägga till och ta bort medlemmar i team, samt byta namn på team. 
• Rättningar som beror på fel i tredjepartsystem.
• Andra system som relaterar till identitetssynkronisering, så som MIM eller AD Connect.
• Förändringar i källsystem där utläsning av data från elevregister påverkar teamen.

FAQ

Vad är Eventful Skolteams?

Beskrivning av Eventful Skolteams

Hur uppdateras medlemmarna i teamen?

Med Eventfuls synk för Teams, Eventful FlowSync, uppdateras medlemmarna automatiskt från elevregistret. Detta sparar mycket tid för administratörer och pedagoger. 

Kan vi hantera medlemmar manuellt i personal/elevteamen?

Om man lägger till eller tar bort medlemmar manuellt kommer synken att återställa medlemmarna enligt hur det ser ut i elevregistret. Detta säkerställer att rätt personer i organisationen har åtkomst till elever.

Vi skulle behöva kunna informera i alla våra skol- och personalteams avidentifierat. Är det möjligt?

Utskick till flera teams på en gång kan Eventful erbjuda. Det går att schemalägga eller skicka ut automatiska meddelanden till team. Detta gäller inte team som är skapade med School Data Sync utan enbart skol- och personalteams.

Kontakta er kundansvarige för en sådan uppsättning.

Hur hanteras arkivering av Eventful elevteams?

Klasser och Undervisningsgrupper arkiveras när gruppen/klassen inte längre fås ut från källsystemet alternativt när gruppen/klassens slutdatum har passerats. Det är möjligt att konfigurera synken med en grace-period där arkivering sker x antal dagar efter passerat slutdatum.

Nedanstående tabell beskriver vad som händer med team när olika scenarion inträffar. (Gäller om man har Eventfuls Flowsync-modul).

Vad händer om ett elevteam raderas av en användare eller administratör i M365?

Eventful plockar upp team som raderats ur papperskorgen och återställer dessa vid varje synkning.

Om teamet är arkiverat (team vars slutdatum passerat till exempel) och tas bort kommer teamet inte att återställas av synken.

Vad händer om ett aktivt synkat team arkiveras manuellt i Teams?

Eventful avarkiverar team som blivit arkiverade om gruppen/klassen från elevregistret är aktiv. Om det inte är aktivt i utläsningen kommer teamet inte att avarkiveras.

Vad händer om en elev eller lärare lämnar ett elevteam?

Om elevteamet är aktivt i synken kommer SDS (school data sync) att göra personen till medlem/ägare igen vid nästa synkning.

Hur fungerar livscykelhanteringen?

I flowsync kan man konfigurera hur många dagar efter att ett team blivit arkvierat som det ska raderas. Efter x antal dagar soft-deletas temet och läggs i papperskorgen.
Ett arkvierat teams som tas bort plockas inte upp ur papperskorgen av synken. Om ett team som soft-deletats av livscykelhanteringen plockas upp ur papperskorgen manuellt, anser fortfarande att synken att teamet ska raderas av livscykelhanteringen och teamet kommer därmed läggas i papperskorgen igen. 
När teamet har blivit permanent raderat av Microsoft (30 dagar i papperskorgen), kommer även Oneroster raden att raderas och all historik kring teamet är då borta.

För att rädda ett team som blivit livscykelhanterat måste teamets ID komma tillbaka i synken från elevregistret så att synken anser att teamet ska vara aktivit igen.